อบรมภายในองค์กร คืออะไร ดีอย่างไร แตกต่างจากอบรมภายนอกไหม

การพัฒนาบุคลากรมีความสำคัญและจำเป็นอย่างยิ่งในการช่วยสร้างเสริมความรู้ ความสามารถทักษะ อุปนิสัยที่พึงประสงค์ ทัศนคติที่ดีต่องาน เพื่อให้พนักงานสามารถนำไปใช้ในการปฏิบัติงานซึ่งจะส่งผลทำให้พนักงานภายในองค์กรสามารถปฏิบัติงานตามภาระหน้าที่ของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น หัวข้อการฝึกอบรมพนักงาน จึงเป็นวิธีการพัฒนาพนักงานอย่างหนึ่งที่ให้ผลลัพธ์ที่ดีและได้รับความนิยมคือการอบรมภายในองค์กร บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจว่าอบรมภายในองค์กรคืออะไร มีข้อดีและประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไรบ้าง 

อบรมภายในองค์กรคืออะไร มีความสำคัญอย่างไร ทำไมต้องจัดการอบรมภายในองค์กร 

In-house Training คืออะไร? องค์กรที่ดีจะต้องมีระบบการบริหารและการจัดการทางด้านการพัฒนาบุคลากรในองค์กรยุคใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ โดยมีการส่งเสริมพร้อมให้การสนับสนุนกลยุทธ์การพัฒนาบุคลากรอย่างต่อเนื่อง เนื่องจาก บุคลากรในองค์กรเป็นส่วนที่มีความสำคัญอย่างมากในการดำเนินการขององค์กร

การอบรมภายในองค์กรจะช่วยเพิ่มพูนความรู้ให้พนักงานอยู่ตลอดเวลาและให้เท่าทันต่อการเปลี่ยนแปลงของโลกในปัจจุบัน โดยเฉพาะทักษะในศตวรรษที่ 21 หรือ Future Skills ซึ่งจะช่วยให้พนักงานในองค์กรสามารถปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ มีข้อผิดพลาดน้อย ช่วยลดภาระงานของฝ่ายบริหาร เสริมสร้างความมั่นใจให้พนักงาน ช่วยลดความเครียด และความเบื่อเหนื่อยในงานที่ทำอยู่เดิม ตอบสนองความต้องการด้านกำลังคน พนักงานสามารถปฏิบัติงานได้หลายหน้าที่ การโยกย้าย ทดแทนคนที่ขาด ทำได้อย่างรวดเร็ว พนักงานที่มีศักยภาพ มีทักษะการทำงาน มีความเชี่ยวชาญ สามารถทำงานได้ตามหรือมากกว่าความคาดหวังจะเป็นกำลังสำคัญที่นำพาองค์กรไปสู่ความสำเร็จและเติบโตอย่างต่อเนื่อง โดยการอบรมก็อยู่หลายรูปแบบ การอบรมภายในองค์กรก็เป็นหนึ่งในรูปแบบการอบรมที่ให้ผลลัพธ์ที่ดี

การอบรมภายในองค์กร หรือ In-house training หมายถึง การจัดการฝึกอบรมที่องค์กรหรือหน่วยงานที่ถูกกำหนดให้รับผิดชอบเป็นผู้จัดขึ้นภายในสถานที่ทำงาน โดยหน่วยฝึกอบรมขององค์กรจะเป็นผู้วิเคราะห์ความต้องการฝึกอบรม ออกแบบ พัฒนาหลักสูตร กำหนดตารางเวลาและเชิญผู้ทรงคุณวุฒิจากภายในและภายนอกองคก์รมาเป็นวิทยากร รวมทั้งดำเนินการในเรื่องอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ผู้ที่เข้าร่วมการอบรมจะเป็นกลุ่มพนักงานเป้าหมาย ผู้จัดการ หัวหน้างาน ผู้อำนวยการ รวมไปถึงผู้บริหารระดับสูงที่อยู่ในองค์กรนั้น

การอบรมภายในองค์กร มีข้อดีและข้อเสียอย่างไร 

หลักสูตรอบรมพนักงานภายในองค์กรมีข้อดีและข้ดจำกัดที่ควรพิจารณา ดังต่อไปนี้

ข้อดีของการอบรมภายในองค์กร

1. องค์กรสามารถกำหนดหลักสูตรอบรมภายในองค์กรให้มีความสอดคล้องและเหมาะสมกับลักษณะการดำเนินธุรกิจขององค์กรได้
2. สามารถอบรมพนักงานจำนวนมากพร้อมกันได้ เนื่องจากจัดภายในสถานที่ทำงาน พนักงานจะได้รับความรู้และทักษะเหมือนๆ กัน ภายใต้มาตรฐานเดียวกัน
3. สร้างความสัมพันธ์อันดีภายในองค์กร ทำให้พนักงานที่อยู่คนละส่วนงาน  ได้มีโอกาสทำความรู้จัก พูดคุย แลกเปลี่ยนประสบการณ์การทำงาน และสร้างความสัมพันธ์อันดีต่อกัน ทำให้การประสานงานติดต่อสื่อสารระหว่างแผนกมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
4. สามารถบริหารจัดการเวลาในการดำเนินการฝึกอบรมได้ง่าย และเหมาะสมกับภาระงาน
5. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง และค่าที่พัก รวมถึงค่าเช่าสถานที่ในการจัดอบรม สามารถควบคุมการใช้งบประมาณได้ง่าย

ข้อเสียของการอบรมภายในองค์กร

1. ต้องใช้งบประมาณและเวลามากเนื่องจากองค์กรต้องเป็นผู้บริหารจัดการโครงการเองทั้งหมด 
2. เมื่อต้องอบรมพนักงานจำนวนมาก ไม่ได้มีการคัดเลือกพนักงานที่มีศักยภาพและมีความจงรักภักดีต่อองค์กร พนักงานบางคนอาจมีแนวโน้มที่จะเปลี่ยนงานได้สูง ทำให้สูญเสียบุคลากรที่ผ่านการพัฒนาทักษะแล้วให้บริษัทอื่นได้

อบรมภายในและภายนอกองค์กรแตกต่างกันอย่างไร

การอบรมภายในองค์กรและภายนอกองค์กรมีความแตกต่างกันตรงหน่วยงานที่ดำเนินการจัดอบรม โดยการอบรมภายในองค์กร หน่วยงานที่เป็นผู้ดำเนินการจัดอบรมจะเป็นฝ่ายบริหารทรัพยากรบุคคล หรือหน่วยงานที่ถูกกำหนดมาให้มีหน้าที่ในการจัดการฝึกอบรมเป็นผู้ดำเนินการทั้งหมด ผู้ที่เข้าร่วมฝึกอบรมทั้งหมดจะเป็นผู้ที่ปฏิบัติงานในองค์กรนั้นๆ ส่วนการฝึกอบรมภายนอกองค์กร จะเป็นการส่งพนักงานในองค์กรออกไปเข้าร่วมการฝึกอบรมกับหน่วยงาน องค์กร บริษัทอบรมหรือสถาบันฝึกอบรมที่จัดการอบรมตามหลักสูตรที่จัดขึ้น ผู้ที่เข้าร่วมการฝึกอบรมจะเป็นพนักงานที่มาจากหลายหน่วยงาน โดยส่วนใหญ่แล้วองค์กรจะเป็นผู้ออกค่าใช้จ่ายในการเข้าร่วมการฝึกอบรม เช่น ค่าเดินทาง ค่าที่พัก ค่าลงทะเบียนเข้าอบรม ค่าเบี้ยเลี้ยง เป้นต้น

กระบวนการจัดการอบรมองค์กร

การจัดการอบรมภายในองค์กรเป็นหน้าที่ของฝ่ายพัฒนาทรัพยากรบุคคล หรือฝ่ายที่องค์กรกำหนดไว้ให้เป็นผู้ดำเนินการ เพื่อให้การดำเนินการฝึกอบรมประสบผลสำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ สามารถดำเนินการตามขั้นตอนต่าง ๆ ดังนี้

1. วิเคราะห์การหาความจำเป็นในการฝึกอบรม โดยการวิเคราะห์ปัญหาที่เกิดขึ้นในองค์กรหรือในหน่วยงาน มีปัญหาเรื่องใดที่สามารถแก้ไข ปรับปรุง พัฒนาให้ดีขึ้นได้ด้วยการฝึกอบรม ทักษะใดที่มีความจำเป็นต้องมีการพัฒนาอย่างเร่งด่วน กลุ่มบุคลากรเป้าหมายที่ควรเข้ารับการอบรมเป็นกลุ่มใด ตำแหน่งใด มีจำนวนเท่าใด พฤติกรรมใดบ้างที่ควรจะต้องเปลี่ยนแปลงให้เหมาะสมตรงความต้องการขององค์กร โดยวิธีการที่ใช้ในการวิเคราะห์หาความจำเป็นในการฝึกอบรมมีหลายวิธี เช่น การสำรวจโดยใช้วิธีการสังเกตการณ์ การทดสอบ การประเมินผลการปฏิบัติงาน การประชุม เป็นต้น 

2. การสร้างหลักสูตรฝึกอบรม เมื่อทราบแล้วว่ามีปัญหาใดบ้าง ที่จะสามารถแก้ไข พัฒนา ปรับปรุงได้ด้วยการฝึกอบรม พฤติกรรม ทัศนคติการเรียนรู้ ที่ต้องการจะเปลี่ยนแปลงเป็นด้านใด มีกลุ่มเป้าหมายเป็นใคร จากนั้นนำเอาข้อมูลที่ได้จากการวิเคราะห์มากำหนดเป็นหลักสูตร โดยประกอบไปด้วยวัตถุประสงค์ของหลักสูตร หัวข้อการอบรม เนื้อหา กำหนดประเภทของการอบรม เทคนิคหรือวิธีการอบรม ระยะเวลา คุณสมบัติของวิทยากรผู้อบรม

3. เขียนโครงการฝึกอบรม  จัดทำเป็นโครงการฝึกอบรมภายในองค์กร ซึ่งมีรายละเอียดที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้น โดยแต่ละหน่วยงานจะมีรูปแบบการเขียนโครงการแตกต่างกันไป ผู้เขียนโครงการจะต้องจัดทำรายละเอียดให้ชัดเจน เพื่อให้ผู้บริหาร ผู้ที่อนุมัติโครงการอบรม สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย และเล็งเห็นถึงประโยชน์ของการดำเนินโครงการ การกำหนดรายละเอียดจะต้องกำหนดให้เป็นไปตามระเบียบและข้อบังคับขององค์กรนั้นๆ โดยทั่วไปแล้วรายละเอียดที่ควรระบุในโครงการ ได้แก่ เหตุผลความเป็นมาของโครงการ วัตถุประสงค์ในการจัดกิจกรรม หลักสูตร หัวข้อวิชาต่างๆ คุณสมบัติของวิทยากรผู้ดำเนินการฝึกอบรม วันเวลาจัดการฝึกอบรม สถานที่อบรม จำนวนผู้เข้าร่วมการอบรม คุณสมบัติของผู้เข้ารับการฝึกอบรม ประมาณการค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ต้องใช้ในการดำเนินโครงการ ผลลัพธ์ที่คาดว่าจะได้รับจากการฝึกอบรม ประโยชน์ของการฝึกอบรม รวมไปถึงตัวชี้วัดของการดำเนินโครงการ

4. การบริหารโครงการฝึกอบรม ดำเนินการฝึกอบรมตามแผน การฝึกอบรมภายในองค์กรจะมีประสิทธิภาพ และสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการได้  นอกจากต้องมีวิทยากร ที่มีความรู้ความสามารถ และการจัดหลักสูตรฝึกอบรมที่มีเหมาะสมแล้ว เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องมีความรู้ความเข้าใจในการจัดการฝึกอบรมเป็นอย่างดี สามารถวางแผนและดำเนินการทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการอบรมได้อย่างมีประสิทธิภาพอีกด้วย

หากต้องการทีมงานวิทยากรมืออาชีพที่ไว้ใจได้ มีความเชี่ยวชาญด้านการออกแบบหลักสูตรหลักสูตรอบรมภายในองค์ที่เหมาะสมและตรงกับความต้องการขององค์กร เข้ามาปรึกษาเราก่อนได้ที่ Solutions Impact เราใช้เทคนิคการอบรมรูปแบบใหม่ที่เหนือกว่าการบรรยายปกติ ด้วยเทคนิค Hyper Active Learning มุ่งเน้นให้ผู้เรียนมีส่วนร่วม กระตุ้นให้เกิดการเรียนรู้ และดึงดูดความสนใจด้วยหลักการทางจิตวิทยา การเล่มเกม และกลยุทธ์การเรียนรู้รูปแบบใหม่ ผู้เรียนจะเพลิดเพลินไปกับการอบรมโดยวิทยากรมืออาชีพโดยไม่มีเบื่อ ด้วยเนื้อหาสาระที่อัดแน่นไปด้วยคุณภาพ สามารถนำเอาความรู้ไปประยุกต์ใช้ประโยชน์ได้จริง 

คำถามเกี่ยวกับ อบรมภายในองค์กร