อบรมพนักงาน สำคัญยังไง วิธีเลือกมีอะไรบ้าง ทำไมสำคัญกับองค์กร

การอบรมพนักงาน (Inhouse Training)ถือว่าเป็นเรื่องที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการพัฒนาบุคลากรในองค์กรยุคใหม่ ยิ่งบุคลากรในองค์กรมีความรู้ความสามารถและสามารถปฏิบัติงานในหน้าที่ของตนได้ตามหรือมากกว่าที่คาดหวัง สามารถปรับตัวได้ทันต่อการเปลี่ยนแปลงของโลก ยิ่งจะเป็นตัวส่งเสริมให้องค์กรนั้นมีความก้าวหน้าและประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืน ในบทความนี้ได้นำความรู้เรื่องการอบรมพนักงาน การฝึกอบรมพนักงานคืออะไร ฝึกอบรมพนักงาน เพื่ออะไร การพัฒนาบุคลากรมีประโยชน์กับองค์กรอย่างไรบ้าง รวมไปถึงวิธีการเลือกหลักสูตรอบรมมีหลักการอย่างไรบ้าง ไปดูกันได้เลย

การอบรมพนักงานคืออะไร?

การอบรมพนักงาน หมายถึง กระบวนการต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการพัฒนาความสามารถ ทักษะ ความรู้และประสบการณ์ของพนักงาน รวมไปถึงการปรับเปลี่ยนแนวคิด ทัศนคติ พฤติกรรมของพนักงานให้เป็นไปในทิศทางที่องค์กรต้องการ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อให้พนักงานสามารถนำความรู้ที่ได้จากการอบรมภายในองค์กรไปประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานตามภาระหน้าที่และความรับผิดชอบของตน ทำให้งานในหน้าที่ประสบผลสำเร็จ โดยทั่วไปแล้วการอบรมพนักงานมักจะมีหลักสูตรอบรมพนักงานที่แตกต่างกันไปตามความต้องการและวัตถุประสงค์ขององค์กร รวมไปถึงประเภทของผู้เข้ารับการอบรม เช่น หลักสูตรอบรมพนักงานออฟฟิศ หลักสูตรอบรมพนักงานใหม่

ประโยชน์ของการอบรมพนักงาน?

ในปัจจุบันนี้ แม้ว่าแต่ละองค์กรจะมีการกำหนดคุณสมบัติของพนักงานในแต่ละตำแหน่งไว้อย่างชัดเจน แต่ก็พบว่าอาจจะได้พนักงานที่มีคุณสมบัติไม่ตรงตามลักษณะของงานและความต้องการ รวมถึงความก้าวหน้าและพัฒนาในด้านต่าง ๆ ของโลกที่ไม่หยุดนิ่ง เช่น Future Skills หรือทักษะในศตวรรษที่ 21 ความก้าวหน้าทางด้านเทคโนโลยี นวัตกรรม วิทยาการแขนงต่าง ๆ มีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ทักษะและความรู้ที่มีอยู่เดิมอาจไม่เพียงพออีกต่อไป กลยุทธ์การพัฒนาบุคลากรจึงมีความสำคัญและมีความจำเป็นต่อการพัฒนาองค์กรเป็นอย่างมาก โดยการฝึกอบรมพนักงาน ประโยชน์ต่อองค์กรมีดังต่อไปนี้

1. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน 

เมื่อพนักงานได้รับการอบรมทักษะที่จำเป็นในการปฏิบัติงาน จะส่งผลให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง ปรับปรุงฝีมือการทำงานให้ดีขึ้นจากการอบรมเทคนิคใหม่ ๆ ลดข้อผิดพลาดในการทำงานลง ส่งผลดีต่อองค์กรในหลายด้าน เช่น ช่วยเพิ่มคุณภาพของงานและผลผลิต มีการให้บริการที่ดีขึ้น นำมาซึ่งรายได้และภาพลักษณ์ที่ดี

2. ลดภาระงานของฝ่ายบริหาร 

เมื่อพนักงานสามารถทำงานของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ควบคุมตัวเองได้ มีความรับผิดชอบต่อหน้าที่ ผู้บริหารที่ทำการควบคุมไม่จำเป็นต้องคอยดูแลอย่างใกล้ชิด เป็นการประหยัดเวลา ช่วยให้ฝ่ายบริหารมีเวลาในการคิดพัฒนาองค์กรมากยิ่งขึ้น 

3. เพิ่มความเชื่อมั่นของพนักงาน 

การอบรมพนักงานช่วยให้พนักงานได้รู้จักองค์กรมากยิ่งขึ้น สามารถปรับตัวเข้ากับองค์การได้ง่าย เป็นการลดการลาออกและการขาดงานของพนักงาน เมื่อมีทักษะมากขึ้นยังทำให้พนักงานเกิดความมั่นใจในตนเอง กล้าคิดกล้าตัดสินใจ มีความเคารพในตนเอง มีบุคลิกภาพที่ดีขึ้น

4. กระตุ้นจิตใจ 

แน่นอนว่าเมื่อทำงานเดิมๆ ซ้ำๆ พนักงานจะรู้สึกเบื่อหน่าย การอบรมพนักงานจะช่วยกระตุ้นจิตใจพนักงาน ช่วยลดความเบื่อหน่าย เฉื่อยชา จากการทำงานเดิมๆ ซ้ำๆ ได้ ทำให้มีความตั้งใจในการทำงานมากยิ่งขึ้น

5. มีความพร้อมรับมือต่อการเปลี่ยนแปลง 

ฝึกอบรมพนักงาน เพื่อให้พนักงานมีความพร้อมและปรับตัวเมื่อเกิดการเปลี่ยนได้อย่างรวดเร็ว สามารถเปลี่ยนวิธีการทำงานและทัศนคติต่อการทำงานตามระบบงานใหม่ แนวทางการบริหารใหม่ ลักษณะงานใหม่ หรือเทคโนโลยีใหม่ๆ ได้อย่างรวดเร็ว

6. ลดความเครียดและข้อผิดพลาด 

การอบรมพนักงานช่วยลดความเครียดที่เกิดจากความไม่แน่ใจในการทำงาน หรือข้อผิดพลาดในการทำงาน โดยการเพิ่มความรู้และทักษะที่เกี่ยวข้องให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง

7. ลดต้นทุน 

เมื่อพนักงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง เหมาะสม จะช่วยลดการสูญเสียวัสดุ อุปกรณ์ ที่อาจเกิดขึ้นจากการทำงาน ลดโอกาสในการเกิดอุบัติเหตุจากการทำงาน ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้เนื่องจากการขาดทักษะและความเชี่ยวชาญในการปฏิบัติงาน

8. การปฏิบัติงานมีความยืดหยุ่น 

พนักงานในองค์กรที่ได้รับการฝึกอบรมในหลายด้าน สามารถทำงานปรับเปลี่ยนทดแทนกันได้เมื่อพนักงานที่ปฏิบัติหน้าที่นั้นขาดงาน เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงหน่วยงาน ปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์กร ยุบหรือเพิ่มหน่วยงานสามารถทำได้อย่างรวดเร็วและคล่องตัวมากยิ่งขึ้น

9. ช่วยตอบสนองความต้องการกำลังคน 

ในงานบางอย่าง โดยเฉพาะงานที่ต้องใช้ความเชี่ยวชาญเฉพาะทางซึ่งหายากในตลาดแรงงาน และมักต้องจ่ายค่าตอบแทนที่สูง การฝึกอบรมพนักงานในองค์กรให้มีทักษะเฉพาะด้าน พัฒนาฝีมือในระดับที่สูงขึ้น ทำให้สามารถปฏิบัติงานที่ใช้ทักษะและฝีมือขั้นสูงได้เลย จะช่วยลดเวลาและงบประมาณในการสรรหาแรงงาน 

แนวทางการเลือกหลักสูตรการอบรม

หลักสูตรการอบรมพนักงานมีมากมายหลายหลักสูตร เช่น หลักสูตร Critical Thinking หรือการคิดวิพากษ์ที่จะเน้นพัฒนาทักษะการตัดสินใจโดยการใช้เหตุและผลได้อย่างมีประสิทธิภาพ หรือหลักสูตร Leadership Skill ที่จะเน้นการพัฒนา Leadership Development เป็นต้น แต่ถ้าทำโครงการอบรมพนักงานด้วยหลักสูตรที่ไม่ตรงกับความต้องการ ไม่เหมาะสม พนักงานไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการปฏิบัติงานได้ จะทำให้องค์เสียงบประมาณในการจัดอบรมโดยไม่เกิดประโยชน์ ดังนั้นจึงควรเลือกหลักสูตรที่เหมาะสม โดยวิธีการเลือกหลักสูตรอบรมพนักงาน มีอะไรบ้างนั้น ก็สามารถพิจารณาได้จากปัจจัยดังนี้

1. วิเคราะห์ข้อมูลองค์กร 

เนื่องจาก การฝึกอบรมพนักงานจะต้องมีความสอดคล้องกับลักษณะการดำเนินธุรกิจของแต่ละองค์กร หากเลือกหลักสูตรการอบรมที่ไม่สอดคล้องการลักษณะของธุรกิจ เช่น ดำเนินธุรกิจทางด้านการจัดการบัญชี แต่เลือกหลักสูตรการฝึกอบรมการใช้งานเครื่องจักร พนักงานไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการปฏิบัติการ ก็จะเป็นการเสียงบประมาณโดยใช่เหตุ ดังนั้น ก่อนเลือกหลักสูตรอบรมพนักงานต้องทำการวิเคราะห์องค์กรก่อนเพื่อพิจารณาดูความต้องการและความเหมาะสม โดยเรื่องที่ควรพิจารณาได้แก่ โครงสร้างขององค์กร วิสัยทัศน์ พันธกิจขององค์กร เป้าหมายและทิศทางการดำเนินงาน สภาพแวดล้อม ข้อจำกัดขององค์กรทั้งภายในและภายนอก รวมไปถึงงบประมาณที่ใช้ในการสนับสนุนการอบรม 

2. วิเคราะห์งาน 

พิจารณางานที่ปฏิบัติภายในองค์กร หน้าที่และภาระงานทั่วทั้งองค์กร  ซึ่งคุณลักษณะของหน้าที่และภาระงานเหล่านี้จะทำให้ทราบได้ว่าพนักงานจำเป็นต้องใช้ความรู้ (knowledge) ทักษะ (skills) หรือมีทัศนคติต่องาน (attitudes) อะไรบ้าง ที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานนั้น ๆ  ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้ออกแบบและพัฒนา หรือเลือกหลักสูตรอบรมพนักงานให้มีความสอดคล้องและตอบสนองต่อความต้องการขององค์กรและพนักงานได้

3. ความเหมาะสมของพนักงาน 

โดยส่วนใหญ่แล้ว หัวข้อการฝึกอบรมพนักงานมักมุ่งเน้นเนื้อหาที่ช่วยเสริมส่วนที่ขาด เมื่อมีความไม่สอดคล้องกันระหว่างการปฏิบัติงานของพนักงานกับการคาดหวังขององค์การหรือตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ เช่น พนักงานมีความสามารถในการปฏิบัติงานต่ำกว่าที่คาดไว้ โดยควรพิจารณาให้ชัดเจนว่าพนักงานหรือกลุ่มพนักงานนั้นยังมีจุดอ่อนในทักษะใด เรื่องไหนที่มีความจำเป็นเร่งด่วนที่ต้องได้รับพัฒนา แล้วดำเนินการเลือกหัวข้ออบรมที่ช่วยส่งเสริมทักษะที่ขาดหรือมีความจำเป็นนั้นให้มีการพัฒนามากยิ่งขึ้น นอกจากนั้นการคัดเลือกหลักสูตรยังต้องพิจารณาถึงประสบการณ์ทำงาน ตำแหน่งงาน ความพร้อมของผู้เข้าร่วมอบรม เป็นต้น

4. เลือกหน่วยงานให้การอบรม 

การอบรมพนักงาน องค์กรควรเลือกหลักสูตรจากหน่วยงานหรือสถาบันที่ฝึกอบรมที่มีความน่าเชือถือ มีเนื้อหาและหลักสูตรที่ตรงและสอดคล้องกับการดำเนินงานขององค์กร สามารถมาใช้ประโยชน์ได้จริง มีวิทยากรผู้ให้ความรู้ที่มีความเป็นมืออาชีพ เช่น Solutions Impact สถาบันฝึกอบรมพนักงานมืออาชีพที่มีหลักสูตรอบรมยอดนิยมสำหรับองค์กรซึ่งเป็นทักษะที่ทุกองค์กรจำเป็นต้องมีในยุคดิจิตัล ออกแบบและพัฒนาหลักสูตรโดยทีมวิทยากรที่มีความชำนาญให้เหมาะสมกับแต่ละธุรกิจได้อย่างเหมาะสม การอบรมมุ่งเน้นกระตุ้นให้ผู้เรียนเกิดการเรียนรู้ การมีส่วนร่วม และนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ได้จริง

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ อบรมพนักงาน