8 เทคนิคพรีเซนต์งาน ให้ดูมืออาชีพและน่าสนใจ สะกดผู้ฟัง

เชื่อว่าการพรีเซนต์งานเป็นปัญหาที่สร้างความหนักใจให้ใครหลายคนไม่น้อย เพราะการพรีเซนต์งานไม่ใช่แค่เพียงนั่งอ่านบทบรรยายและข้อมูลเท่านั้น ยังต้องใช้ทักษะอีกหลายด้าน จึงจะทำให้การนำเสนอประสบความสำเร็จ หลายครั้งที่เราพบว่าคนที่ทำงานเก่งแต่พรีเซนต์งานไม่เก่ง มีโอกาสก้าวหน้าในหน้าที่การงานได้น้อยกว่าคนที่ทำงานได้และมีทักษะการพรีเซนต์งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้นทักษะในการพรีเซนต์งานจึงถือว่ามีความสำคัญเป็นอย่างมากสำหรับผู้บริหาร ผู้นำ และพนักงานในองค์กร บทความนี้เราได้นำเอาเทคนิคการพรีเซนต์งาน ให้น่าสนใจ และดูเป็นมืออาชีพตามไปดูกันได้เลย

การพรีเซนต์งานคืออะไร

การพรีเซนต์งาน คือ การถ่ายทอดข้อมูล แนวคิด ไปยังบุคคลอื่นด้วยวิธีการต่างๆ เช่น การพูด เพื่อให้ผู้ฟังเกิดความรู้ สร้างความเข้าใจร่วมกัน ได้ผลลัพธ์ตามวัตถุประสงค์ของการนำเสนองานนั้น 

8 เทคนิคพรีเซนต์งานอย่างมืออาชีพ พรีเซนต์งานยังไงให้น่าสนใจ

เทคนิคที่ช่วยให้สามารถพรีเซนต์งานได้อย่างมืออาชีพและน่าสนใจมีดังนี้

รู้ว่าผู้ฟังคือใคร 

ก่อนจะพรีเซนต์งานต้องมีการศึกษาก่อนว่าผู้ฟังคือใคร มีความเกี่ยวข้องกับเรื่องที่นำเสนออย่างไร มีลักษณะพื้นฐานอย่างไร เช่น วุฒิการศึกษา เพศ ความเชื่อ ศาสนา มีทัศนคติด้านบวกหรือด้านลบเกี่ยวกับหัวข้อที่นำเสนอ ปฏิบัติงานอยู่ตำแหน่งไหน มีภาระหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างไร ช่วงอายุเท่าไหร่ เรื่องที่มีความสนใจ หัวข้อหรือประเด็นอ่อนไหวที่ไม่ควรพูด ระดับความรู้ความเข้าใจของผู้ฟังต่อเรื่องที่นำเสนอ ประโยชน์ที่ผู้ฟังคาดหวังว่าจะได้รับจากการนำเสนอ ต้องการให้เกิดผลลัพธ์ในเรื่องใด รวมไปถึงจำนวนผู้เข้าฟังทั้งหมด ช่วงเวลาในการนําเสนอ ระยะเวลาที่กำหนด ลําดับการนําเสนอ สถานที่ประชุม อุปกรณ์ในการนําเสนอ เช่น จอ LCD โปรเจกเตอร์ คอมพิวเตอร์ ข้อมูลต่างๆ หรือการมีทักษะดิจิทัล เหล่านี้ถือเป็นข้อมูลพื้นฐานสำคัญที่จะช่วยให้วางแผน ออกแบบวิธีและเทคนิคการนำเสนอได้อย่างเหมาะสม

วัตถุประสงค์ของการนำเสนอคืออะไร 

ต้องรู้ว่าวัตถุประสงค์และเป้าหมายของการนำเสนอนั้นคืออะไร ต้องการพรีเซนต์งาน เรื่องอะไรเช่น เพื่อแจ้งให้ทราบหรือให้ความรู้ เพื่อโน้มน้าวใจ เช่น การพูดเพื่อขายสินค้า การรณรงค์ต่างๆ เพื่อความบันเทิง เช่น Ted Talk เมื่อรู้แล้วว่าจะพรีเซนต์งานเรื่องอะไรดี ยังต้องดูว่าเนื้อหาที่เตรียมนั้นครอบคลุมและสอดคล้องกับวัตถุประสงค์แล้วหรือไม่ เนื้อหาที่ทํา powerpoint พรีเซนต์งานมีความน่าสนใจเพียงพอแล้วหรือยัง ต้องปรับเพิ่มหรือลดในส่วนใด การศึกษาวัตถุประสงค์ของการนำเสนอจะช่วยให้เตรียมเนื้อหาได้อย่างเหมาะสม ตัดเนื้อหาที่ไม่จำเป็นออก และช่วยให้การนำเสนอกระชับตรงประเด็น 

จัดลำดับเรื่องที่นำเสนอ

การพรีเซนต์งานควรกำหนดขอบเขตและจัดลำดับเรื่องที่นำเสนอ โดยร้อยเรียงเรื่องราวอย่างเป็นขั้นเป็นตอนตั้งแต่บทนำ เนื้อหา ไปจนถึงบทสรุป ไม่เรียงเนื้อหาข้ามไปมา เพราะจะทำให้ผู้ฟังไม่เข้าใจเนื้อหา และไม่สามารถจับประเด็นสำคัญของเรื่องที่นำเสนอได้ นอกจากนั้นควรใช้สื่อประกอบการนําเสนอที่มีความน่าสนใจ และเหมาะสมกับประเภทของผู้ฟังและเนื้อหาที่กำหนด การมีสื่อประกอบการนำเสนอ เช่น โปรแกรม พรีเซนต์งานจะช่วยให้ทำให้ผู้ฟังเห็นภาพรวมของข้อมูล ตามเนื้อหาได้ทัน และมีความเข้าใจมากยิ่งขึ้น สื่อประกอบที่มีความน่าสนใจและแปลกใหม่ยังช่วยดึงความสนใจจากผู้ฟังได้ดียิ่งขึ้นด้วย 

มีการซ้อมเสมือนจริงก่อนนำเสนอ 

เชื่อว่าหลายคนเคยเจอปัญหาว่าเตรียมข้อมูลสำหรับนำเสนอมาอย่างดี แต่พอถึงเวลาต้องพรีเซนต์งานจริงขึ้นมากลับพูดไม่ได้ นั่นเป็นเพราะเมื่ออยู่ในสถานการณ์จริง ผู้นำเสนอที่ไม่มีการเตรียมตัวซ้อมพูดมาก่อน จะเกิดอาการประหม่า ตื่นเต้น จนไม่สามารถเรียบเรียงคำพูดออกมาได้ บทบรรยายไม่สอดคล้องกับ slide นำเสนอ บางคนพูดไม่รู้เรื่อง ไม่สามารถจับใจความได้ ดังนั้นก่อนนำเสนอ ต้องมีการซ้อมพรีเซนต์งานเสมือนจริงก่อนเพื่อให้เกิดความเคยชินและสร้างความมั่นใจ เช่น ฝึกซ้อมนำเสนอพร้อมกับการแสดงสไลด์ไปพร้อมกัน ฝึกฝนทำท่าทางต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการยืนหรือนั่ง ฝึกการเคลื่อนไหวร่างกาย การสบตาผู้ฟังขณะนำเสนอ ทดลองพูดให้ทันตามเวลาที่กำหนด และปรับข้อมูลการพูดเมื่อบทบรรยายนานจนเลยเวลา ควรเตรียมไฟล์ข้อมูลสำรองไว้อย่างน้อย 2 ชุด หรือส่งเข้าไปเก็บไว้ในอีเมลของตนเอง เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดทางเทคโนโลยีที่อาจขึ้นได้ 

ใช้เทคนิคการเล่าเรื่อง 

ระหว่างการพรีเซนต์งานควรตั้งสติและเชื่อมั่นว่าตนเองสามารถทำได้ โดยไม่สร้างความกดดัน หากรู้สึกตื่นเต้นให้ลองหายใจเข้าออกลึกๆ จะช่วยผ่อนคลายความเครียดได้  การนำเสนอที่น่าสนใจควรเป็นในลักษณะของการเล่าเรื่อง ไม่ควรอ่านให้ฟังไม่ว่าจะเป็นการอ่านสไลด์หรือข้อความที่เตรียมมาอยู่ตลอดเวลา เพราะอาจทำให้ผู้ฟังรู้สึกเบื่อหน่าย กำหนดจังหวะการพูดให้เหมาะสม ไม่เร็วหรือช้าเกินไป การพูดต้องมีความหนักแน่นและชัดเจน ออกเสียงให้ถูกต้องตามหลักการออกเสียง 

เปิดโอกาสให้ผู้ฟังซักถาม 

การเปิดโอกาสให้ผู้ฟังได้มีการพูดคุยซักถาม นอกจากจะช่วยสร้างบรรยากาศให้ผ่อนคลายมากขึ้น ยังเป็นการสร้างปฏิสัมพันธ์อันดีระหว่างผู้นำเสนอและผู้ฟัง หากมีผู้สอบถามระหว่างการพรีเซนต์งานอาจตอบประเด็นคำถามในทันทีก็ได้ หรือชี้แจงว่าขอตอบคำถามหลังเสร็จสิ้นการนำเสนอ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการนำเสนอนั้น หรือตามโอกาสและความเหมาะสม อย่างไรก็ตามการจัดสรรเวลาตอบคำถามต้องจัดให้เหมาะสม อย่าให้เวลามากจนเกิดคำถามที่ไม่มีประโยชน์หรือคำถามที่ตั้งใจก่อให้เกิดความเสียหาย และเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการตอบคำถามอย่างมืออาชีพ ควรคาดคะเนคำถามและเตรียมคำตอบที่เหมาะสมไว้ล่วงหน้า 

มีบุคลิกภาพการนำเสนอที่ดี

บุคลิกภาพที่ดี มีอิทธิพลต่อการดึงความสนใจจากผู้ฟังเป็นอย่างมาก หลายคนอาจเคยเข้าร่วมงานประชุมที่มีเนื้อหาไม่น่าสนใจ แต่กลับอยู่ร่วมประชุมจนเสร็จสิ้นการนำเสนอเนื่องมาจากความน่าดึงดูดใจของผู้นำเสนอ ดังนั้นขณะพรีเซนต์งาน ต้องยิ้มแย้ม ไม่หน้านิ่วคิ้วขมวด ทำหน้าเคร่งเครียดตลอดเวลา พยายามสบตาผู้ฟัง กวาดสายตามองไปยังผู้ฟังอย่างทั่วถึง เพื่อให้ผู้ฟังรู้สึกว่าตนเองได้รับความสนใจ ต้องนำเสนอด้วยท่าทางที่มั่นใจ ไม่ควรโบกมือหรือขยับมือรวมทั้งเดินไปมามากเกินไป ใช้ภาษาที่เข้าใจง่าย ไม่ใช้คำพูดติดปาก คำสิ้นเปลือง คำหยาบคาย ใช้น้ำเสียงที่เป็นธรรมชาติ ระดับเสียงดังสม่ำเสมอ การเว้นวรรคถูกต้อง กำหนดตำแหน่งการนำเสนอให้ดี อย่ายืนบังสไลด์ การยืนหรือนั่งนำเสนอ ต้องจัดระเบียบท่าทางให้เหมาะสม มีความสุภาพ เช่น ไม่แยกขาออกจากกันมากจนเกินไป 

แต่งกายให้เหมาะสม 

ปฏิเสธไม่ได้เลยว่ารูปลักษณ์ภายนอกถือเป็นปัจจัยสำคัญในการดึงดูดความสนใจจากผู้คน ผู้พรีเซนต์งานต้องแต่งกายได้อย่างเหมาะสมกับสถานการณ์ ระดับของผู้ฟัง และเรื่องที่นำเสนอ เสื้อผ้าที่สวมใส่ต้องดูสะอาดสะอ้าน ไม่จำเป็นต้องมีราคาแพงแต่มีสไตล์และสีสันที่เข้ากันได้ จัดทรงผมให้เรียบร้อย เล็บมือสะอาด ดูแลผิวพรรณและริมฝีปากให้ดูชุ่มชื้นไม่แห้งกร้าน อาจฉีดน้ำหอมให้มีกลิ่นหอม ไม่ใส่เครื่องประดับเยอะมากเกินความจำเป็น ผู้หญิงควรตกแต่งใบหน้าด้วยเครื่องสำอาง สิ่งต่างๆ เหล่านี้จะช่วยดึงดูดความสนใจจากผู้ฟัง สร้างความน่าเชื่อถือ ทำให้ผู้ฟังเกิดความประทับใจ

หากกำลังมองหาสถาบันฝึกอบรมที่มีความเชี่ยวชาญเรื่องเกี่ยวกับเทคโนโลยีและดิจิทัล เข้ามาปรึกษาที่ Solutions Impact ก่อนได้ เรามีทีมวิทยากรที่สามารถออกแบบและพัฒนาหลักสูตรให้เหมาะสมกับแต่ละธุรกิจได้อย่างเหมาะสมและตรงกับความต้องการ ด้วยเนื้อหาสาระที่อัดแน่นไปด้วยคุณภาพ 

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ พรีเซนต์งาน