เผย 5 เทคนิค Communication Skills มีอะไรบ้าง มัดใจผู้ฟัง

การสื่อสารถือเป็นปัจจัยสำคัญอย่างหนึ่งในการดำเนินชีวิตของมนุษย์ รวมทั้งการดำเนินธุรกิจต่างๆ มนุษย์มีการสื่อสารกันอยู่ตลอดเวลาทั้งในรูปแบบของการพูด การอ่าน การเขียน การสื่อสารผ่านทางสัญลักษณ์สื่อความหมาย การสื่อสารที่ขาดประสิทธิภาพ มีข้อบกพร่อง จึงก่อให้เกิดความเสียหายมากมาย แม้ว่าเราจะมีการสื่อสารกันอยู่ตลอดเวลา แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าการสื่อสารนั้นจะมีประสิทธิภาพเสมอไป การสื่อสารที่ดีจำเป็นต้องมีการทักษะการสื่อสารที่เหมาะสม จึงจะมีประสิทธิภาพ และก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด ในบทความนี้จะพาไปทำความรู้จักว่า Communication Skills คืออะไรและ Communication Skills มีอะไรบ้าง

Communication Skills คืออะไร

Communication Skills แปลว่า ทักษะการสื่อสาร โดย Communication Skills ในที่นี้หมายความว่าความสามารถในการถ่ายทอดข้อมูล เนื้อหาสาระ แลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร ระหว่างบุคคลหรือหน่วยงานภายในองค์กร รวมถึงการทำความเข้าใจอารมณ์ ความรู้สึก นึกคิดของข้อมูลเหล่านั้น ส่งผลให้เกิดความเข้าใจในทิศทางเดียวกัน ลดโอกาสการเกิดความเข้าใจผิด จนทำให้เกิดความขัดแย้งหรือทำลายความเชื่อมั่นเชื่อใจระหว่างกัน ก่อให้เกิดความร่วมมือในการปฏิบัติงาน การประสานงานงานที่ดีร่วมกัน เพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานเพื่อให้บรรลุเป้าหมายตามที่องค์กรได้กำหนดไว้ รวมไปถึงสามารถใช้ทรัพยากรต่างๆ เช่น แรงงาน เงิน วัตถุดิบ ได้อย่างคุ้มค่าตามมาตรฐานที่ตั้งไว้ 

ความสำคัญของทักษะการสื่อสาร (communication skills) ในองค์กร

การสื่อสารทั้งในระดับบริหารและระดับปฏิบัติการเป็นสิ่งที่มีความสำคัญและจำเป็นอย่างมาก ส่งผลโดยตรงต่อการดำเนินธุรกิจทุกประเภท Communication Skills ที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้ทุกส่วนที่เกี่ยวข้องสามารถรับรู้และแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ทันต่อเหตุการณ์ หรือเป็นประโยชน์ในการตัดสินใจเพื่อการพัฒนาปรับปรุงธุรกิจให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของสภาพแวดล้อมทั้งทางสังคม เศรษฐกิจ และวัฒนธรรม ช่วยเสริมสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างพนักงานในองค์กร มีการแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ ถูกต้อง ชัดเจน สมบูรณ์ การรับฟังความคิดเห็นและปัญหาที่เกิดขึ้น ช่วยให้ผู้บริหารได้มีโอกาสรับทราบถึงปัญหาในการทำงาน ความต้องการที่แท้จริงของพนักงานในองค์กรและหาทางแก้ไขปัญหา และลดอุปสรรคต่างๆ ที่เกิดขึ้น ช่วยสร้างขวัญและกำลังใจให้แก่พนักงาน เกิดความจงรักภักดีต่อองค์กร ซึ่งจะส่งผลดีต่อการบริหารงานของผู้บริหารและเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของพนักงาน เมื่อเกิดความสัมพันธ์ที่ดีต่อกันทั้งในรูปแบบที่เป็นทางการและไม่เป็นทาง ช่วยให้การปฏิบัติงานร่วมกันของทุกส่วนงานเป็นไปได้ด้วยความราบรื่น พนักงานมีความตั้งใจในการปฏิบัติหน้าที่ของตนอย่างเต็มประสิทธิภาพ ทำให้องค์กรได้รับประโยชน์จากผลผลิตที่เพิ่มขึ้น (Increase productivity) มีคุณค่าขึ้น ทักษะการสื่อสารที่ดีจึงส่งเสริมให้องค์กรมีความเจริญก้าวหน้าและเติบโตขึ้นอย่างยั่งยืน

5 เทคนิคพัฒนาทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

หลักการสำคัญของการสื่อสารเพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลมากที่สุด  คือ การให้ความสำคัญกับการพัฒนา Communication Skills ที่เหมาะสม โดยมีเทคนิคที่สำคัญดังต่อไปนี้ 

ผู้ส่งสารจะต้องเข้าใจในเนื้อหาที่สื่อ 

ทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพที่สำคัญอย่างหนึ่งคือผู้ส่งสารต้องรู้ว่าการสื่อสารนั้นมีวัตถุประสงค์เพื่ออะไร กลุ่มเป้าหมายเป็นใคร ต้องการได้ผลลัพธ์อะไรจากการสื่อสารนั้น ต้องการให้ผู้รับสารมีการปฏิบัติตนหรือเปลี่ยนแนวคิดหลังจากการได้รับสารนั้นอย่างไร ผู้ส่งสารต้องมีความรู้ ความเข้าในบริบทและองค์ประกอบของการสื่อสารอย่างชัดเจน มีความรู้ในเนื้อหาที่สื่อเป็นอย่างดี สามารถเรียบเรียงเนื้อหาอย่างเป็นขั้นเป็นตอน มีความเชื่อมโยงกันของเนื้อหา และเชื่อมโยงไปยังส่วนอื่นได้ เพื่อให้การสรุปผลมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ต้องมีความแม่นยำในเนื้อหา สรุปสาระและใจความสำคัญได้ และมีประสบการณ์และความถนัดในเรื่องที่สื่อสารอย่างเหมาะสม

การสร้างการสื่อสารโดยให้ข้อมูลกับผู้รับสารอย่างสมบูรณ์ 

การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลเป็นทักษะการสื่อสารในศตวรรษที่ 21 ที่สำคัญ เนื่องมาจากเป็นยุคแห่งข้อมูลข่าวสาร ผู้คนสามารถเข้าถึงข้อมูลต่างๆ ได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว เมื่อจะสื่อสารเรื่องใดออกไปจึงจำเป็นต้องมีการตรวจสอบว่าเนื้อหานั้นมีความถูกต้องชัดเจน มีความครบถ้วนสมบูรณ์ของเนื้อหา มีความเที่ยงตรงไม่คลาดเคลื่อน มาจากแหล่งข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือและสามารถตรวจสอบได้  ข้อมูลนั้นสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้งาน สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ ข้อมูลมีความเป็นปัจจุบันและทันสมัย ปราศจากความลำเอียงหรืออคติ หากพบว่าไม่ถูกต้อง ต้องรีบดำเนินการแก้ไขให้เรียบร้อยก่อน Communication Skills ด้วยการสื่อสารข้อมูลที่มีความถูกต้อง สมบูรณ์จะทําให้ผู้รับสารได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ชัดเจน ลดความสับสนหรือข้อสงสัย ทำให้สามารถดําเนินการในขั้นตอนต่อไปได้อย่างถูกต้องและตรงกับความต้องการ มีความเข้าใจในความหมายของเนื้อหาที่สื่อสารได้ตรงกัน ข้อมูลที่ครบถ้วนช่วยให้ผู้บริหารและผู้ตัดสินใจสามารถทำการตัดสินใจในเรื่องที่เกี่ยวข้องได้อย่างเหมาะสม นำไปใช้ในการวิเคราะห์และวางแผนธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพและปรับปรุงกระบวนการต่างๆ ได้ 

ผู้ส่งสารจะต้องคำนึงถึงคุณลักษณะพื้นฐานของผู้รับสาร 

ผู้รับสารถือเป็นองค์ประกอบสำคัญของการกระบวนการสื่อสาร ผู้รับสารแต่ละกลุ่มจะมีคุณลักษณะพื้นฐานที่มีความแตกต่างกัน การศึกษาคุณลักษณะพื้นฐานของผู้รับสารจึงเป็น Communication Skills  ที่มีความสำคัญ ผู้ส่งสารจึงจำเป็นต้องศึกษาหาข้อมูลของผู้รับสารให้ครบถ้วนก่อน เพื่อให้สามารถกำหนดเนื้อหาสาระ การใช้ภาษา และเทคนิคการพูดที่เหมาะสมได้ โดยควรวิเคราะห์ผู้รับสารในเรื่องต่างๆ เช่น ความรู้ ประสบการณ์ ความเชื่อ ทัศนคติ ค่านิยม ขนบธรรมเนียมประเพณี ศาสนา เพศและวัย ระดับการศึกษา อาชีพ ภาระหน้าที่ความรับผิดชอบ  รวมไปถึงจำนวนผู้ฟัง เป็นต้น 

การเป็นผู้ฟังที่ดี 

การมี Communication Skills ทางด้านการฟัง ช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น โดยการฟังที่ดีจะช่วยให้สามารถจับใจความสำคัญของสารที่ผู้ส่งสารต้องการสื่อได้ตรงประเด็น เข้าใจเนื้อหาได้อย่างถูกต้องครบถ้วน สามารถนำไปปฏิบัติตามหรือแสดงพฤติกรรมที่ผู้ส่งสารต้องการหรือตรงตามวัตถุประสงค์ได้อย่างถูกต้อง ทำให้การสนทนา โต้ตอบมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ช่วยให้สามารถใช้วิจารณญาณในการคิดวิเคราะห์หาเหตุผลจากเรื่องที่ได้ยินมาได้อย่างถูกต้องแม่นยำ โดยทักษะการฟังที่ดีควรตั้งใจฟังด้วยความสนใจ ฝึกสมาธิให้จดจ่อกับเรื่องที่ฟัง พยายามมุ่งความสนใจไปในเรื่องที่กำลังฟัง ไม่ปล่อยให้มีเรื่องอื่นเข้ามาปะปน ขณะฟังควรสังเกตกิริยาท่าทาง สายตา สีหน้า น้ำเสียงของผู้พูด เช่น เสียงหนัก เสียงเบา เสียงสูง เสียงตะโกน น้ำเสียงสดใสหรือเกรี้ยวกราด น้ำเสียงประชดประชัน เป็นต้น การสังเกตกิริยาท่าทางของผู้พูดนี้จะช่วยให้เข้าใจความคิดและวัตถุประสงค์ของผู้ส่งสารได้ชัดเจนมากขึ้น การฟังที่ดีต้องเปิดใจกว้างยอมรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น ตัดอคติที่มีต่อผู้รวมทั้งข้อมูลเนื้อหาที่ฟัง แม้จะไม่เห็นด้วยหรือไม่ชอบก็ควรฟังจนจบ วางใจเป็นกลาง และพยายามทำความเข้าใจในความคิดของผู้พูดแล้วนำมาพิจารณา วิเคราะห์แยกแยะในภายหลัง การเปิดใจรับฟังช่วยให้ได้เรียนรู้เรื่องราวที่หลากหลาย ในมุมมองที่แตกต่าง เพื่อให้การฟังได้ประโยชน์มากยิ่งขึ้นและเป็นการสร้างสมาธิในขณะที่ฟัง ควรเรียบเรียงเรื่องที่ฟังด้วยการจดบันทึกบทสรุปส่วนที่สำคัญ ให้กระชับและเข้าใจได้ง่าย เพื่อช่วยเตือนความจำ สามารถกลับมาอ่านซ้ำอีกเมื่อไม่เข้าใจ 

มีทักษะการพูดที่ดี 

การพูด เป็น Communication Skills ที่ต้องที่ต้องมีการฝึกฝนเพื่อให้เกิดความชำนาญ ถือเป็นกระบวนการสื่อสารขั้นพื้นฐานสำคัญเพื่อบอกความต้องการของผู้ส่งสารไปยังผู้รับสาร มีองค์ประกอบที่แตกต่างกันไปตามสถานการณ์ โดยการพูดที่มีประสิทธิภาพเพื่อให้การสื่อสารประสบความสำเร็จ ต้องใช้คำพูดที่ผู้ฟังส่วนมากเข้าใจได้ง่าย เป็นถ้อยคำที่กะทัดรัด กระชับ ใช้คำขยายความที่เสริมสร้างความเข้าใจมากยิ่งขึ้น ไม่ใช้คำพูดด้วยคำซ้ำคำสร้อย เลือกใช้ภาษาพูดที่เหมาะสมกับบุคคล โอกาส สถานที่ และเรื่องที่จะพูด ออกเสียงให้ถูกต้องชัดเจนตามหลักการออกเสียงภาษาไทย ใช้น้ำเสียงที่มีความดังในระดับพอดีที่ผู้ฟังทุกคนสามารถได้ยินอย่างชัดเจน ไม่ตะโกน ไม่พูดเร็วหรือช้าเกินไป รู้จักการใช้เสียงสูงต่ำให้เหมาะสมกับเนื้อเรื่อง ไม่พูดด้วยน้ำเสียงโทนเดียว มีความเป็นธรรมชาติ ไม่ดัดแปลงเสียง การใช้สายตามองผู้ฟังด้วยแววตาแจ่มใส กวาดสายตามองให้ทั่วถึงทุกคน มีการแสดงออกทางใบหน้าและการแสดงท่าทางประกอบการพูดที่เหมาะสมและสอดคล้องกับข้อมูลที่พูด มีการเคลื่อนไหวอย่างเป็นธรรมชาติ สามารถควบคุมอารมณ์ได้ดี มีจิตใจกว้างขวางยอมรับความคิดเห็นของผู้อื่น การพูดในแต่ละครั้งต้องมีการไตร่ตรองให้ดี หรือว่า คิดก่อนพูด ผู้พูดต้องมีความเป็นตัวของตัวเอง ไม่ควรเลียนแบบใคร สร้างอารมณ์ขันบ้างตามสถานการณ์เพื่อลดความตึงเครียด และความเบื่อหน่าย

หากกำลังมองหาสถาบันฝึกอบรมที่มีความเชี่ยวชาญเรื่องเกี่ยวกับเทคโนโลยีและดิจิทัล เข้ามาปรึกษาที่ Solutions Impact ก่อนได้ เรามีทีมวิทยากรที่สามารถออกแบบและพัฒนาหลักสูตรให้เหมาะสมกับแต่ละธุรกิจได้อย่างเหมาะสมและตรงกับความต้องการ ด้วยเนื้อหาสาระที่อัดแน่นไปด้วยคุณภาพ 

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Communication Skills