9 ทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพมีอะไรบ้าง ที่ผู้นำต้องทำ

เนื่องจากมนุษย์จำเป็นต้องมีการติดต่อสื่อสารกันตลอดเวลา การสื่อสารจึงถือว่าเป็นกระบวนที่สำคัญอย่างยิ่งในการติดต่อกันระหว่างบุคคล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในโลกยุคปัจจุบัน ซึ่งเป็นยุคที่เปิดกว้างทางด้านการนำเสนอข้อมูลข่าวสารและการแสดงความเห็น การสื่อสารช่วยทำให้มนุษย์สามารถสืบทอด พัฒนา เรียนรู้วัฒนธรรมทางสังคมได้ และมีส่วนสำคัญในการพัฒนาองค์กร การสื่อสารที่ไม่มีประสิทธิภาพจึงส่งผลเสียในหลายด้าน ทำให้เกิดปัญหาและอุปสรรคในการทำงาน อาจทำให้การดำเนินงานล่าช้า เกิดข้อผิดพลาด ผลลัพธ์ที่ได้ไม่ตรงกับวัตถุประสงค์ที่ต้องการ ดังนั้นเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย ผู้นำจึงจำเป็นต้องมีทักษะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ บทความนี้จะพาไปทำความเข้าใจว่าทักษะการสื่อสาร หมายถึงอะไร การสื่อสารประกอบด้วยอะไรบ้าง ทักษะการสื่อสารมีอะไรบ้าง

การสื่อสารหมายถึงอะไร ประกอบด้วยอะไรบ้าง?

การสื่อสารคืออะไร?

การสื่อสาร คือ พฤติกรรมทางสังคมของมนุษย์ที่มีวัตถุประสงค์เพื่อถ่ายทอดข้อมูลข่าวสาร ข้อเท็จจริง ความรู้สึก ความต้องการ แนวความคิด จากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหรือกลุ่มบุคคล โดยผ่านสื่อต่างๆ เช่น คำพูด การเขียน ลักษณะท่าทาง การแสดงสัญลักษณ์ต่างๆ ที่สื่อความหมายได้  เพื่อให้ผู้รับสารเกิดการรับรู้และเข้าใจ รวมทั้งอาจเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมตามความต้องการของผู้ส่งสาร

องค์ประกอบของการสื่อสาร

ส่วนประกอบสำคัญของกระบวนสื่อสารประกอบด้วย

ผู้ส่งข้อมูลข่าวสาร (Sender) 

หมายถึง บุคคล กลุ่มบุคคล หรือ หน่วยงานที่ทำหน้าที่ในการส่งสาร หรือเป็นเจ้าของข้อมูล เป็นผู้เริ่มต้นส่งสารเพื่อสื่อความคิด ความรู้สึก ข่าวสาร ความต้องการและวัตถุประสงค์ของตนไปยังผู้รับสารผ่านทางสื่อหรือช่องทางต่างๆ ผู้ส่งข้อมูล เช่น ผู้พูด นักข่าว นักเขียน ศิลปิน นักจัดรายการวิทยุ สถานีวิทยุกระจายเสียง สถานีวิทยุโทรทัศน์ หน่วยงานของรัฐและบริษัทเอกชน สถาบันสื่อสารมวลชน เป็นต้น

ตัวข่าวสาร (Message) 

หมายถึง เรื่องราวที่มีความหมาย หรือสิ่งต่างที่อยู่ในรูปของข้อมูล ความรู้ ความคิด ความต้องการ อารมณ์ ที่ถ่ายทอดจากผู้ส่งสารไปยังผู้รับสาร เพื่อให้เกิดการรับรู้ เข้าใจ โดยใช้ภาษาหรือสัญลักษณ์ใดๆ ก็ตามที่สามารถทำให้เกิดการรับรู้ร่วมกัน เช่น ข้อความที่พูด ข้อความที่เขียน รูปที่วาด เรื่องราวที่อ่าน ท่าทางที่สื่อความหมาย เป็นต้น

สื่อ หรือช่องทาง  (Media or Channel)

เป็นองค์ประกอบที่สำคัญหนึ่งในการสื่อสาร ทำหน้าที่นำสารจากผู้ส่งสารไปยังผู้รับสาร สื่อหรือช่องทางมีหลายประเภท เช่น คำพูด ท่าทาง การกระทำ การทำสัญลักษณ์สื่อความหมาย เป็นต้น

ผู้รับข้อมูลข่าวสาร (Receiver) 

หมายถึง บุคคล กลุ่มบุคคลที่รับเรื่องราวข่าวสารจากผู้ส่งสาร แล้วมีการแสดงปฏิกิริยาตอบกลับ (Feedback) รวมทั้งอาจส่งต่อสารที่ได้รับไปยังผู้รับสารคนอื่น ๆ ตามวัตถุประสงค์ของผู้ส่งสาร ผู้รับสาร เช่น ผู้เข้าร่วมประชุม ผู้ฟังรายการวิทยุ ผู้อ่านหนังสือ ผู้ใช้งานสื่อโซเชียลมีเดีย เป็นต้น

ทักษะการสื่อสารคืออะไร 9 ทักษะการสื่อสารของผู้นำที่มีประสิทธิภาพ 

การสื่อสารไม่เพียงแต่เป็นเรื่องของการส่งต่อข้อมูลไปยังผู้รับสารเท่านั้น ยังต้องมีทักษะการสื่อสารที่เหมาะสม โดยทักษะการสื่อสารหมายถึง ความสามารถของผู้ส่งสารในการสื่อสาร โดยการนำเอาความรู้เกี่ยวกับวิธีการสื่อสารไปปรับใช้ให้บรรลุเป้าหมายของการสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทักษะการสื่อสารเป็นทักษะที่ผู้นำองค์กรจำเป็นต้องพัฒนา เพื่อช่วยให้การสื่อสารก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยทักษะการสื่อสาร (communication skills)ที่มีประสิทธิภาพมีลักษณะดังนี้

มีความถูกต้อง

ผู้นำต้องมีทักษะการสื่อสารได้อย่างถูกต้อง มีการใช้ระดับภาษาที่เหมาะสม มีความถูกต้องของข้อมูลทั้งข้อความและตัวเลข การสื่อสารที่ถูกต้องจะช่วยเพิ่มความเชื่อมั่นให้ผู้รับสาร ดังนั้นก่อนจะสื่อสารเรื่องใดออกไปจำเป็นต้องมีการตรวจสอบว่ามีความถูกต้องชัดเจนหรือไม่ หากพบว่าไม่ถูกต้อง ต้องทำการแก้ไขให้เรียบร้อยก่อนจึงจะส่งสารออกไป

ความสมบูรณ์

ผู้นำต้องตรวจสอบความครบถ้วนสมบูรณ์ของเนื้อหาก่อนจะส่งออกไปยังผู้รับสาร เพื่อให้ผู้รับสารคนเดียวหรือหลายคนเข้าใจในความหมายของเนื้อหาที่สื่อสารได้ตรงกัน ทักษะการสื่อสารด้วยข้อมูลที่มีความสมบูรณ์จะทําให้ผู้รับสารได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ชัดเจน ลดความสับสนหรือข้อสงสัย ทำให้สามารถดําเนินการในขั้นตอนต่อไปได้อย่างถูกต้องและตรงกับความต้องการ ผู้นำที่สามารถสื่อสารได้อย่างมีคุณภาพจึงช่วยให้องค์กรพัฒนาได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ 

ความชัดเจน 

ผู้นำต้องสื่อสารด้วยเนื้อหาที่มีความชัดเจนและเหมาะสมกับบริบทของการสื่อสาร ทั้งการพูด การเขียน ต้องมีความชัดเจน เข้าใจง่าย ตัดภาษาและคำศัพท์ที่ยากต่อการเข้าใจและไม่มีประโยชน์ออก ตรงประเด็น มีความหมายเดียว เมื่อสื่อสารออกไปแล้วผู้รับสารสามารถเข้าใจได้ในทันทีในใจความเดียวกับผู้ส่งสารโดยไม่แปลความออกเป็นหลายประเด็น การสื่อสารที่ไม่มีความชัดเจน ตีความหมายได้หลายแง่มุม จะทำให้เกิดความเข้าใจที่คลาดเคลื่อน ทำให้การปฏิบัติงานผิดพลาดส่งผลเสียต่อองค์กรได้ 

พิจารณาผู้ฟัง

ผู้นำที่มีทักษะการสื่อสารที่ดีต้องมีความเห็นอกเห็นใจและมีการพิจารณาลักษณะของผู้ฟัง เช่น ความคิด ความเชื่อ ระดับการศึกษา ระดับชั้นของพนักงาน ต้องวิเคราะห์และทําความเข้าใจในตัวผู้ฟัง ไม่ว่าจะเป็นความต้องการ อารมณ์ ปัญหา ความรู้สึก ประสบการณ์ ทัศนคติทั้งต่อตนเอง ต่อผู้อื่น ต่อสถานการณ์ต่างๆ เพื่อเลือกใช้หลักการและวิธีการสื่อสารที่เหมาะสม และยังช่วยเสริมสร้างวัฒนธรรมที่ดีขององค์กรได้ด้วย

มีความกระชับ

ผู้นำต้องมีทักษะการสื่อสารที่ดี สื่อสารด้วยความสั้นกระชับ เข้าใจง่าย ตรงประเด็น มุ่งเน้นการสื่อสารด้วยคุณภาพของเนื้อหาและใจความสำคัญเป็นหลักมากกว่าบรรยายยืดยาวเชิงปริมาณ หลีกเลี่ยงการใช้คําที่ฟุ่มเฟือย เยิ่นเย้อ หรือใช้คำที่สื่อความหมายกํากวม ต้องมีการแปลความ การสื่อสารที่กระชับจะช่วยให้ประหยัดเวลาในการวิเคราะห์ พิจารณาและรับรู้ข้อมูล รวมทั้งดึงดูดความสนใจผู้ฟังได้ดี ไม่สร้างความเบื่อหน่าย

ความสุภาพ

หนึ่งในทักษะการสื่อสารที่ผู้นำควรมีคือการสื่อสารอย่างสุภาพ ผู้นำต้องสื่อสารด้วยลักษณะท่าทาง น้ำเสียง และถ้อยคำที่สุภาพ มีมารยาท ต้องมีการให้เกียรติและเคารพผู้ฟังไม่ว่าจะอยู่ในระดับที่ต่ำกว่าก็ตาม ไม่ก่อให้เกิดความรู้สึกด้านลบ ผู้นำจึงต้องมีทักษะการสื่อสารที่ประกอบไปด้วยศาสตร์และศิลป์

การประยุกต์ใช้

ผู้นำต้องมีความสามารถในการปรับและประสานการสื่อสารให้สอดคล้องเหมาะสมกับเป้าหมายหรือสถานการณ์ ต้องรู้ว่าสถานการณ์ใดควรใช้การสื่อสารแบบไหน สามารถเลือกใช้เทคนิควิธีการสื่อสารได้เหมาะสมกับสถานการณ์ที่แตกต่างกัน มีความที่ยืดหยุ่นและเปลี่ยนแปลงได้ รู้จักการพูดหรือแสดงความคิดเห็นในสิ่งที่สมควรและเหมาะสม งดเว้นการสื่อสารที่จะทำให้เกิดความขัดแย้ง 

มีความกล้าเผชิญต่ออุปสรรค

 ผู้นำต้องมีทักษะการสื่อสารด้านความกล้าเผชิญกับปัญหาและอุปสรรคที่เกิดขึ้นในระหว่างกระบวนการสื่อสารพร้อมแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยอุปสรรคปัญหาที่เกิดขึ้นในการสื่อสารประกอบด้วย ความแตกต่างทางด้านวัฒนธรรม สภาพแวดล้อม บุคคล ความสัมพันธ์และภาษา เช่น อยู่ในสถานการณ์ที่มีเสียงดังมากจนผู้ฟังไม่สามารถฟังจับใจความได้ ทัศนคติและความชอบของคนที่แตกต่างกันจึงไม่ยอมรับฟังความเห็นของอีกฝ่าย ความแตกต่างในระดับของความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล การตีความทางด้านภาษาที่แตกต่างกัน เป็นต้น

ใช้ภาษากายได้เหมาะสม

ผู้นำต้องมีทักษะการสื่อสารด้วยการใช้ภาษากายที่เหมาะสม ดูสง่างาม น่าเชื่อถือ ทอดสายตามองผู้ฟัง ใช้น้ำเสียงน่าฟัง ราบรื่น ไม่ตะกุกตะกัก แสดงอารมณ์และความรู้สึกที่ชัดเจน ยิ้มแย้มแจ่มใส ไม่ขมวดคิ้ว สร้างบรรยากาศให้ผู้ฟังรู้สึกผ่อนคลายและเปิดใจรับฟังมากยิ่งขึ้น รวมไปถึงการดูแลรูปลักษณ์ภายนอกให้ดึงดูดใจผู้ฟังและเพิ่มความน่าเชื่อถือ เช่น การแต่งกายให้เหมาะสมกับกาลเทศะ มีความสะอาดสะอ้าน ดูแลผิวพรรณให้ดูมีสุขภาพดี มีกลิ่นหอมติดตัว เป็นต้น

หากกำลังมองหาสถาบันฝึกอบรมที่มีความเชี่ยวชาญเรื่องเกี่ยวกับเทคโนโลยีและดิจิทัล เข้ามาปรึกษาที่ Solutions Impact ก่อนได้ เรามีทีมวิทยากรที่สามารถออกแบบและพัฒนาหลักสูตรให้เหมาะสมกับแต่ละธุรกิจได้อย่างเหมาะสมและตรงกับความต้องการ ด้วยเนื้อหาสาระที่อัดแน่นไปด้วยคุณภาพ 

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ ทักษะการสื่อสาร