Agile คืออะไร Agile Mindset แนวคิดการทำงานของรุ่นใหม่ดีไหม

ในปัจจุบันนี้ธุรกิจต้องเผชิญหน้ากับการความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วทั้งด้านเทคโนโลยี เศรษฐกิจ การค้าการลงทุน รวมถึงความต้องการและพฤติกรรมของผู้บริโภคที่มีการเปลี่ยนไป องค์กรที่ไม่เตรียมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงจะกลายเป็นผู้ที่เดินตามหลังในที่สุด การที่ธุรกิจจะอยู่รอดได้ท่ามกลางความเปลี่ยนแปลงในยุคดิจิทัล นอกจากจะวัดกันที่ความรู้ความสามารถแล้ว ในยุค “ปลาเร็วกินปลาช้า”นี้ ความเร็วยังถือเป็นปัจจัยสำคัญ หลายองค์กรจึงพยายามปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเพื่อให้สามารถตอบสนองต่อปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว ทันต่อเหตุการณ์และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการดำเนินงานและการเข้าแข่งขัน หลายองค์กรเริ่มนำเอาแนวคิดการทำงานแบบ Agile เข้ามาปรับใช้ในองค์กร บทความนี้จะพาไปรู้จักว่า Agile คืออะไร มีความสำคัญอย่างไร

Agile คืออะไร มีแนวคิดอย่างไร

ตามคำศัพท์ Agile แปลว่าคล่องแคล่วหรือปราดเปรียว แต่ในบริบทของแนวคิดการทำงานคำว่า Agile ที่เราเริ่มได้ยินกันมากขึ้น เนื่องจากหลายองค์กรธุรกิจเริ่มมีการนำเอาแนวคิดการทำงานลักษณะนี้มาปรับใช้ในกระบวนการทำงาน นั้นให้ความหมายที่ต่างออกไป

Agile คืออะไร

Agile หรือ Agile Mindset คือ แนวความคิดในการทำงานที่มุ่งเน้นผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพมากกว่าขั้นตอน เพิ่มความรวดเร็ว ว่องไว และคล่องตัวในการทำงาน ลดขั้นตอนการทำงานที่มีความยุ่งยากและไม่จำเป็นลง ไม่ว่าจะเป็นการบัญชาการตามลำดับขั้น ขั้นตอนการใช้เอกสารอนุมัติลงนาม ให้ความสำคัญกับการทำงานและการสื่อสารร่วมกันระหว่างทีม คนในองค์กรมีการปรับตัวและพร้อมเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ อยู่เสมอ กระบวนการทำงานมีความยืดหยุ่นสูง มีการกระจายงานอย่างทั่วถึง มีการแบ่งแผนงานเป็นระยะสั้นๆ หลายๆ แผน มากกว่าใช้แผนงานระยะยาวเพียงแผนเดียว ทำให้ปรับเปลี่ยนการทำงานได้ง่ายและรวดเร็ว 

แนวคิดสำคัญของ Agile

Agile มีแนวคิดสำคัญดังนี้

1. การทำงานแบบ Agile ไม่เน้นกระบวนการและเอกสารแต่มุ่งเน้นที่ผลลัพธ์ในการพัฒนาสินค้าและบริการที่มีประสิทธิภาพดีที่สุด
2. ยอมรับความเปลี่ยนแปลง การทำงานไม่ยึดติดกับ Gantt Chart มีความยืดหยุ่น ปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานตามสถานการณ์ที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน สามารถเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานได้ตลอดเวลา 
3. ทำทีละน้อยแต่บ่อยครั้ง มีการส่งมอบงานให้ทีมหรือลูกค้าอย่างต่อเนื่องทีละน้อยเมื่องานเสร็จตามที่วางแผนไว้ โดยไม่ต้องรอให้เสร็จทั้งหมด เช่น ส่งมอบผลิตภัณฑ์ใหม่ทุก 2 อาทิตย์หรือทุกเดือน 
4. ผิดพลาดให้เร็ว คือ ไม่กลัวที่จะต้องเจอกับการผิดพลาดจากการทำงาน ลงมือทำทันทีและค่อยๆ ปรับแก้เมื่อเกิดความผิดพลาด ไม่ต้องรอการวางแผนโดยละเอียดเพื่อป้องกันความผิดพลาดก่อน
5. มุ่งเน้นทำงานเป็นทีมมากกว่ากระบวนการ คือเน้นการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคลในทีมและบุคลากรนอกทีม รวมทั้งลูกค้าที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการทำงาน มากกว่าทำตามกระบวนการ สามารถพูดคุยสื่อสารได้ทันทีเมื่อมีปัญหา 

Agile Methodology คืออะไร

Agile Methodology คือแนวคิดและวิธีในการทำงาน โดยให้ความสำคัญในเรื่องการสื่อสารระหว่างผู้ที่มีความเกี่ยวข้องทุกฝ่าย มีการปรับปรุงพัฒนาสินค้าและบริการอยู่ตลอดเวลา เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า และส่งมอบงานได้อย่างรวดเร็วและต่อเนื่อง Agile Methodology ที่ได้รับความนิยม ได้แก่

แนวคิด Scrum 

คือ การนำเอาแนวทางการทำงานแบบ Agile mindset มาปฏิบัติ เพื่อระบุปัญหาที่มีความซับซ้อน เปลี่ยนแปลงบ่อย สามารถส่งมอบสินค้าและบริการ รวมทั้งประสบการณ์ที่ตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว การพัฒนาสินค้าและบริการมีขั้นตอนการดำเนินงานที่ชัดเจน มีความโปร่งใส สามารถตรวจสอบประสิทธิภาพของขั้นตอนการดำเนินงานแต่ละขั้นตอนได้ โดย Scrum เน้นการนำเอาความรู้จากประสบการณ์ที่ได้มาจากการลงมือทำ มาปรับปรุง พัฒนารูปแบบการดำเนินงานในปัจจุบันให้มีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น Scrum ประกอบด้วยองค์ประกอบ 3 ส่วนได้แก่

• ความโปร่งใส (Transparency) ทุกคนในทีมจะต้องมองเห็นภาพและเข้าใจในทิศทางเดียวกัน ภายใต้มาตรฐานเดียวกัน เมื่อพูดถึงคำใดคำหนึ่งขึ้นมา จะต้องหมายถึงความหมายเดียวกัน ไม่ตีความเป็นอย่างอื่น
• การตรวจสอบ (Inspection) คือ การตรวจสอบและวัดผลลัพธ์ของการดำเนินกิจกรรมต่าง ๆ ของ Scrum ว่าได้ผลตามที่กำหนดหรือไม่
•  การปรับเปลี่ยน (Adoption) คือ การปรับเปลี่ยน ปรับปรุง ผลลัพธ์ให้ดีขึ้นหากผลลัพธ์ที่ได้ไม่เป็นไปตามที่กำหนด ไม่ตรงกับความคาดหวัง เพื่อให้บรรลุผลตามที่วางแผนไว้

วิธีการประยุกต์ใช้ Agile กับการทำงาน

แนวทางการนำเอา Agile ไปปรับใช้ในองค์กร มีดังนี้

Agile ไม่ใช่คำตอบของทุกองค์กร 

หากต้องการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเป็นการทำงานแบบ Agile องค์กรต้องพิจารณาอย่างรอบคอบถึงความพร้อมของทรัพยากรและบุคลากร เพราะ Agile ไม่ได้เหมาะกับทุกองค์กร และไม่เหมาะกับทุกงาน

เริ่มทดลองกับงานเล็กๆ ก่อน 

เนื่องจากการทำงานแบบ Agile ไม่มีรูปแบบ วิธีการที่ตายตัว องค์กรที่อยากนำเอาแนวคิดแบบ Agile ไปใช้ ควรทดลองกับทีมหรืองานเล็กๆ ก่อน แล้วจึงค่อยๆ ปรับแนวความคิดของทีมงานให้สอดคล้องและเคยชินกับรูปแบบการทำงานแบบ Agile พยายามพูดคุย ปรับความคิด หาแนวทางแก้ไขปัญหาภายในทีม วางแผนการทำงานที่ไม่เน้นการสั่งการจากบนลงล่าง แต่เน้นการแชร์ความรู้ เป้าหมาย และมอบหมายการจัดการเพื่อนำเสนอสิ่งต่างๆ ว่าควรทำอย่างไร เป้าหมายจึงจะสำเร็จ หากการดำเนินการมีแนวโน้มที่ดีขึ้น มองเห็นความเป็นไปได้ จึงค่อยนำไปปรับใช้กับส่วนงานที่ใหญ่ขึ้น Project ที่ใหญ่ขึ้นต่อไป ถ้าหากไม่มีการทดลองปฏิบัติก่อน แล้วกำหนดนโยบายให้นำไปปฏิบัติเลย บุคลากรอาจไม่เปิดรับแนวคิดการทำงานลักษณะนี้ ทำให้เกิดการต่อต้านและการทำงานไม่สำเร็จได้

แบ่งช่วงเวลาการทำงานให้สั้นลง 

กลยุทธ์ Agile คือการให้ความสำคัญกับการตั้งเป้าหมายระยะสั้นเพื่อประเมินผลแต่ละขั้นตอนอย่างค่อยเป็นค่อยไป แทนการตั้งเป้าหมายใหญ่ซึ่งอาจใช้เวลานานกว่าจะบรรลุเป้าหมายนั้น การแบ่งช่วงเวลาการทำงานให้สั้นลง (Sprint) คือ แบ่งช่วงเวลาในการดำเนินงานที่จะสามารถส่งมอบสินค้าตามที่วางแผนไว้ โดยไม่ต้องรอให้งานเสร็จทั้งหมดก่อน ลูกค้าจะได้รับสินค้าบางส่วนที่จำเป็นไปใช้งานก่อน โดยไม่มีการลดคุณภาพและองค์ประกอบของชิ้นงาน ทำให้สามารถส่งงานได้อย่างรวดเร็ว และแก้ปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างขั้นตอนการดำเนินงานได้อย่างทันท่วงที กรณีที่ความต้องการเปลี่ยนแปลงไป หรือพบปัญหาอุปสรรค ทีมงานสามารถแก้ไขได้รวดเร็ว ตรงประเด็น ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถรับมือกับการเปลี่ยนแปลงได้ดีขึ้น

สร้างวัฒนธรรมที่เอื้อต่อการทำงานแบบ Agile 

การสื่อสารระหว่างทีมและการฝักใฝ่ที่จะพัฒนาตนเองอยู่เสมอ ถือเป็นหัวใจสำคัญของการปรับรูปแบบการแบบ Agile องค์กรจึงต้องให้ความสำคัญกับการสร้างวัฒนธรรมในองค์กรที่เอื้อต่อการปรับรูปแบบการทำงานแบบ Agile ให้มีประสิทธิภาพและนำไปใช้ได้จริงในองค์กร โดยมีแนวทางดังนี้

• ให้ความเคารพในความแตกต่างของแต่ละบุคคล ไม่ว่าจะเป็นความแตกต่างทางด้าน  อายุ วุฒิภาวะ และความสามารถของคนในทีมนี้
• มีความเชื่อมั่นว่าคนในทีมจะสามารถทำงานของตนเองได้อย่างมีประสิทธิภาพ มุ่งมั่นที่จะทำงานได้บรรลุเป้าหมาย สามารถบริหารจัดการงานในภาระหน้าที่ของตนเองได้ดี  มีแรงจูงใจที่อยากจะพัฒนาตนเองให้เก่งขึ้นอยู่เสมอ 
• กระตุ้นให้เกิดการสื่อสารภายในทีม เพื่อให้มองเห็นเป้าหมายการทำงานในทิศทางเดียวกันทุกคนเข้าใจเป้าหมายในการทำงานในหน้าที่ของตน คนในทีมร่วมมือกันแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว 
• สร้างขวัญและกำลังใจ ชื่นชมและให้กำลังใจหากทีมสามารถทำงานได้สำเร็จตามเป้าหมาย เพื่อช่วยให้ทีมมีแรงจูงใจและกำลังใจในการทำงานต่อไป สร้างความรู้สึกเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน ทำให้ทีมมีความกล้าที่จะนำเสนอความคิดเห็น เสนอไอเดีย หรือแนวคิดใหม่ๆ ที่จะนำมาใช้ประโยชน์ในการทำงาน
• กระตุ้นให้คนในทีมปรับปรุงและพัฒนาตนเองอยู่เสมอ หากมีข้อบกพร่องในเรื่องใดพนักงานและคนในทีมอื่นที่มีส่วนเกี่ยวข้อง ต้องรีบดำเนินการปรับปรุง แก้ไขทันที เปิดใจกว้างพร้อมรับฟังและเรียนรู้จากข้อผิดพลาดของตนเองและทีมเสมอ มีความมุ่งมั่นที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆอยู่เสมอ

จะเห็นได้ว่าการทำงานแบบ Agile คือรูปแบบการทำงานรูปแบบใหม่ที่เน้นความรวดเร็ว คล่องตัว มุ่งเน้นผลลัพธ์มากกว่าขั้นตอน ช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ในยุคดิจิทัลได้อย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตามต้องยอมรับว่า Agile ไม่ได้เหมาะสมสำหรับทุกธุรกิจ องค์กรที่ต้องการนำเอารูปแบบการทำงานแบบAgile มาใช้ต้องพิจารณาอย่างรอบคอบว่ามีความเหมาะสมกับธุรกิจหรือไม่ 

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Agile คือ