คำว่า Management หรือ การจัดการเป็นคำที่เรามักได้ยินบ่อยครั้งในองค์กรต่างๆ ถือเป็นพื้นฐานสำคัญที่ทุกองค์กรจะต้องดำเนินการด้วยวิธีการที่เหมาะสม เพื่อให้สามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปฏิบัติงานด้วยความราบรื่น ทำให้บรรลุเป้าหมายขององค์กรที่กำหนดไว้ ธุรกิจมีการเติบโตและขยายตัวอย่างต่อเนื่อง แล้วการจัดการหรือ Management คืออะไร มีความสำคัญอย่างไรต่อองค์กร ขั้นตอนของManagement มีอะไรบ้างมาดูในบทความนี้ได้เลย
การจัดการคืออะไร ทำไมต้องให้ความสำคัญกับการจัดการ
การจัดการ คืออะไร
Management หรือ การจัดการ หมายถึงกระบวนการหรือกิจกรรมที่กลุ่มบุคคลในองค์กรทั้งผู้ปฏิบัติงานและผู้บริหาร ร่วมกันดำเนินการ โดยกำหนดแนวทางการใช้ทรัพยากรทางด้านบริหาร เช่น บุคลากร งบประมาณ วัสดุอุปกรณ์ อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้บรรลุผลตามวัตถุประสงค์ขององค์กรที่กำหนดไว้
ความสำคัญของการจัดการองค์กร
Management มีความสำคัญอย่างมากสำหรับองค์กรต่างๆ ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินธุรกิจหรือกิจกรรมต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จ โดยความสำคัญของการจัดการองค์กรมีหลายประการ ได้แก่
- ทำให้การดำเนินการตามภารกิจขององค์กรมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล การจัดการในองค์กรที่มีการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน สามารถประเมินผลได้ มุ่งเน้นการบริหารที่ลดต้นทุน จะช่วยให้องค์กรลดขั้นตอนการทำงานลง ทำงานเร็วขึ้น เพิ่มการบริการที่ดีขึ้น มีการใช้ทรัพยากรอย่างคุ้มค่า งานมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น และได้ผลผลิตมากขึ้น
- ช่วยลดต้นทุนการผลิต การจัดการที่ดีจะช่วยให้เกิดการใช้จ่ายอย่างประหยัด ช่วยลดต้นทุนการผลิตให้ต่ำที่สุด และได้ประโยชน์ตอบแทนสูงสุด
- ช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน เมื่อมีการกำหนดอย่างชัดเจนว่าองค์กรจะแบ่งออกเป็นกี่แผนก กำหนดอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละส่วนงานไว้อย่างชัดเจน เช่น ใครอยู่แผนกไหน รับผิดชอบเรื่องอะไร และใครเป็นผู้บังคับบัญชาในแผนกนั้น ผลลัพธ์ที่ได้ก็คือ จะช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน การบริหารจัดการง่ายขึ้น การมอบหมายงานให้ตรงกับหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละส่วนงานทำได้ง่าย และมีความชัดเจนมากยิ่งขึ้น
- จัดคนได้เหมาะสมกับงาน เมื่อมีการแบ่งแผนกงาน และจัดคนลงไปปฏิบัติงานในแต่ละแผนก Managementที่ดีซึ่งมีการคำนึงถึงความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์ของแต่ละคน และจัดให้ทำงานในตำแหน่งที่เหมาะสม จะช่วยให้ดึงเอาศักยภาพของพนักงานแต่ละคนออกมาได้อย่างเต็มที่ เกิดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ผลงานใหม่ๆ ลดความเครียดและความกดดันของพนักงานจากการที่ต้องทำงานที่ไม่ถนัด งานจะสามารถดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพและให้ผลิตที่ดีต่อองค์กรได้
- การออกแบบโครงสร้างองค์กรที่ดีและเหมาะสม ช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงในด้านต่างๆ โดยเฉพาะในยุคโลกาภิวัตน์ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- ช่วยให้องค์กรมุ่งสู่ความเป็นเลิศทางด้านบริหารจัดการงานอย่างเป็นระบบ ช่วยสนับสนุนความสำเร็จขององค์กร การจัดการองค์การสมัยใหม่ต้องมีการนำเอาศาสตร์การจัดการ (Management Science)และศาสตร์เชิงปริมาณ (Qualitative) ซึ่งได้แก่ การวิจัย เชิงปฏิบัติการ คณิตศาสตร์ สถิติ รวมทั้งระบบเทคโนโลยีและสารสนเทศเข้ามาใช้ในการปฏิบัติงาน
ขั้นตอนของการจัดการมีอะไรบ้าง
ขั้นตอนของการจัดการ Management ประกอบไปด้วยขั้นตอนดังต่อไปนี้
- การวางแผน (Planning)
การวางแผนเป็นการกำหนดทิศทางขององค์กรทั้งในปัจจุบันและอนาคต การวางแผนเกี่ยวข้องกับการกําหนดวัตถุประสงค์ในการดำเนินองค์กร กำหนดนโยบายขององค์กร กำหนดกลยุทธ์เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์นั้น การจัดทำโครงการ และวิธีการดำเนินโครงการ โดยอาจกำหนดเป็นแผนระยะสั้น กลาง ยาว รวมไปถึงการวิเคราะห์ปัจจัยภายในและภายนอกที่มีผลกระทบต่อองค์กร เพื่อวางแผนรองรับความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นด้วย
- การจัดโครงสร้างองค์การ (Organizing)
เป็นการกำหนดบทบาทหน้าที่ของพนักงานในองค์กร โดยมีการจัดแบ่งงานของแต่ละส่วนงาน รวมงานที่มีภาระงานคล้ายกันเข้าเป็นแผนกเดียวกัน พร้อมทั้งกำหนดวัตถุประสงค์ หน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละส่วนงานให้ชัดเจน รวมไปถึงมีการกำหนดหน่วยงานผู้ควบคุม และหน่วยงานสนับสนุน กำหนดสายการบังคับบัญชาให้ชัดเจนด้วย มีการกระจายอำนาจอย่างเหมาะสม การจัดโครงสร้างองค์กรถือว่ามีความสำคัญและจำเป็นมาก การจัดโครงสร้างองค์กรที่ดีจะช่วยให้ง่ายต่อการบริหารจัดการและการดำเนินงาน ลดความสับสนของผู้ปฏิบัติงานได้ เมื่อจัดโครงสร้างองค์กรแล้วจะต้องมีการสื่อสารให้ผู้ปฏิบัติงานทุกระดับชั้นเข้าใจและรับทราบร่วมกัน โดยอาจออกเป็นประกาศ จดหมายเวียน ภายในองค์กรก็ได้
- การสรรหาบุคลากร (Staffing)
ทรัพยากรบุคคลถือเป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่งที่องค์กรขาดไม่ได้ Management ต้องมีกระบวนการสรรหาและคัดเลือกบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเข้ามาทำงานในองค์กร รวมไปถึงการตระหนักถึงความสำคัญของพนักงานทั้งทางด้านสุขภาพกายและสุขภาพจิต มีการให้รางวัล เลื่อนขั้น เลื่อนตำแหน่ง เมื่อพนักงานปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และส่งเสริมและพัฒนาศักยภาพของพนักงานอย่างต่อเนื่อง มีสวัสดิการที่ดี มีการปฏิบัติต่อพนักงานด้วยความเป็นธรรมและเสมอภาค ใส่ใจกับการจัดการสภาพแวดล้อมในสถานที่ทำงาน มีการมอบหมายงานที่เหมาะสมกับความสามารถของแต่ละบุคคล
- การอำนวยการ (Directing)
การดำเนินการในเรื่องต่างๆ เพื่อให้เป็นไปตามแผนหรือเป้าหมายที่กำหนดไว้ การอำนวยการเกี่ยวข้องกับการบริหารจัดการทรัพยากรต่างๆ อำนวยความสะดวกในการทำงาน การแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินงาน รวมไปถึงการสั่งการโดยผู้บริหารให้พนักงานปฏิบัติงานหรือดำเนินงานในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
- การควบคุม (Controlling)
เป็นกระบวนการควบคุมประสิทธิภาพของการทำงาน ผู้ที่Management มีหน้าที่ติดตามควบคุมการดำเนินงานให้เป็นไปตามแผน รวบรวมข้อมูลเพื่อนำไปประเมินผลการปฏิบัติงาน เปรียบเทียบผลงานในปัจจุบันกับเกณฑ์มาตรฐานที่วางไว้ หาแนวทางปรับปรุงแก้ไขการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามเป้าหมาย
ลักษณะของการจัดการที่ดีเป็นอย่างไร
ลักษณะของManagement ที่ดีมีดังนี้
- มีการบริหารเวลาที่ดี สามารถดำเนินการงานต่างๆภายในเวลาที่กำหนดไว้ ไม่ล่าช้าเกินกว่าเวลาที่กำหนด การปฏิบัติงานบางประเภทหากล่าช้าเพียงนิดเดียวอาจก่อให้เกิดความเสียหายได้
- มีเป้าหมายที่ชัดเจนและวัดผลได้ มีการกำหนดเป้าหมายและกำหนดกรอบเวลาที่ชัดเจนในการดำเนินงาน เช่น ต้องการเพิ่มยอดขาย เพิ่มกำไรสุทธิ เพิ่มไลน์สินค้าใหม่ๆ และเป้าหมายนั้น ควรวัดผลได้ เช่น วัดเป็นเปอร์เซ็นต์ วัดเป็นจำนวน มูลค่าเงิน เป็นต้น
- นำเอาทรัพยากรในองค์กรมาใช้อย่างคุ้มค่าและก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด
- มุ่งเน้นการดำเนินงานที่ไปสู่ความสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนด ปฏิบัติตามแผนที่วางไว้
- สามารถปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว
- ติดตามผลการปฏิบัติงาน และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอยู่เสมอ หากพบปัญหา อุปสรรค รีบแก้ไขปัญหาและปรับปรุงในทันที
- ให้ความสำคัญในการนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผล
จะเห็นได้ว่าการพัฒนาบุคลากรภายในองค์กรถือเป็นหนึ่งในขั้นตอนของการจัดการที่มีความสำคัญมาก ยิ่งองค์กรมีบุคลากรที่มีความรู้ ความเชี่ยวชาญ มีทักษะในการปฏิบัติงานตามหน้าที่ของตัวเองมากเท่าไหร่ ก็จะเป็นฟันเฟืองที่สำคัญอย่างมากในการช่วยเสริมสร้างภาพลักษณ์ขององค์กรในเชิงบวก ดึงดูดความที่มีความสามารถเข้ามาร่วมทีมมากขึ้น บุคลากรที่มีศักยภาพจะช่วยขับเคลื่อนให้องค์กรไปสู่ความสำเร็จอย่างยั่งยืน และต่อยอดธุรกิจให้ก้าวหน้าไปได้ หากต้องการพัฒนาพนักงานในองค์กร สามารถเข้ามาปรึกษาที่ SolutionsIMPACT ก่อนได้ เรามีหลักสูตรอบรมยอดนิยมสำหรับองค์กรซึ่งเป็นทักษะที่ทุกองค์กรจำเป็นต้องมีในยุคดิจิตัล ออกแบบและพัฒนาหลักสูตรโดยทีมวิทยากรที่มีความชำนาญให้เหมาะสมกับแต่ละธุรกิจ อัดแน่นไปด้วยเนื้อหาสาระที่ทันสมัย มุ่งเน้นการนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ในการปฏิบัติงานได้จริง
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Management
การจัดการ (Management) หมายถึงอะไร
Management ประกอบด้วยอะไรบ้าง
1. การวางแผน (Planning)
2. การจัดโครงสร้างองค์การ (Organizing)
3. การสรรหาบุคลากร (Staffing)
4. การอำนวยการ (Directing)
5. การควบคุม (Controlling)
การจัดการมีความสำคัญต่อองค์กรอย่างไร
2. ช่วยลดต้นทุนการผลิต การจัดการที่ดีจะช่วยให้เกิดการใช้จ่ายอย่างประหยัด
3. ช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน ช่วยให้การบริหารจัดการง่ายขึ้น การมอบหมายงานให้ตรงกับหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละส่วนงานทำได้ง่าย และมีความชัดเจนมากยิ่งขึ้น
4. จัดคนได้เหมาะสมกับงาน ช่วยให้ดึงเอาศักยภาพของพนักงานแต่ละคนออกมาได้อย่างเต็มที่ เกิดความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ผลงานใหม่ๆ ลดความเครียดและความกดดันของพนักงานจากการที่ต้องทำงานที่ไม่ถนัด งานจะสามารถดำเนินได้อย่างมีประสิทธิภาพและให้ผลิตที่ดีต่อองค์กรได้
5. การออกแบบโครงสร้างองค์กรที่ดีและเหมาะสม ช่วยให้องค์สามารถปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลงในด้านต่างๆ โดยเฉพาะในยุคโลกาภิวัตน์ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
6. ช่วยให้องค์การมุ่งสู่ความเป็นเลิศทางด้านบริหารจัดการงานอย่างเป็นระบบ