Digital Workplace คืออะไร ทำงานรูปแบบใหม่ ให้ทันยุคดิจิทัล

เนื่องมาจากการระบาดของไวรัสโควิท-19 ซึ่งส่งผลกระทบเป็นวงกว้างต่อธุรกิจในทุกภาคส่วนทั่วโลก ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานจากเดิม ประกอบกับการพัฒนาของเทคโนโลยีในยุคดิจิทัลที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้การดำเนินชีวิตประจำวันและการทำงานของมนุษย์ง่ายยิ่งขึ้น หลายองค์กรจึงเริ่มเห็นความสำคัญในการนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยให้ธุรกิจสามารถดำเนินงานต่อไปได้ภายใต้ภาวะที่ผิดปกติ และมีความพร้อมในการรับมือกับการพัฒนาอย่างรวดเร็วของเทคโนโลยี คำว่า Digital Workplace จึงเป็นเทรนด์ที่กำลังได้รับความสนใจเพิ่มมากขึ้นในธุรกิจและองค์กรในยุคปัจจุบัน บทความนี้จะพาไปรู้จักว่า Digital Workplace คืออะไร มีข้อดีอย่างไรต่อองค์กร

Digital Workplace คืออะไร

Digital Workplace หมายถึง การทำงานรูปแบบใหม่ที่มีการนำเอาเทคโนโลยีและเครื่องมือดิจิทัลมาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและตอบโจทย์การทำงานที่เปลี่ยนไป เช่น การสร้างและใช้งานแอปพลิเคชันในการทำงาน, การใช้เทคโนโลยี AI, การใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์, การสร้างระบบ Cloud ที่ช่วยให้สามารถทำงานได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น แบบ real-time ทุกคนทุกแผนกสามารถเข้าถึงข้อมูลและแชร์ข้อมูลร่วมกันได้ รวมไปถึงการใช้แอปพลิเคชันสื่อสารภายในองค์กรและระหว่างองค์กร การนำเอาเทคโนโลยีและเครื่องมือดิจิทัลมาใช้ในการทำงานจะช่วยให้การสื่อสารภายในและภายนอกองค์กรทำได้ง่ายและสะดวกรวดเร็ว ลดขั้นตอนการดำเนินงานที่มีซับซ้อนและยุ่งยากลง ช่วยลดการใช้ทรัพยากร ประหยัดเวลา ประหยัดต้นทุนในการบริหารจัดการ และยัง สร้างเสริมประสบการณ์การทำงานที่ดีของพนักงานในองค์กรอีกด้วย (Employee Experience) 

ข้อดีของ Digital Workplace ตัวอย่างที่น่าสนใจ

การนำรูปแบบการทำงาน The digital workplace  มาปรับใช้ในองค์กรมีข้อดีดังนี้

ทำงานจากที่ไหนก็ได้

พนักงานสามารถทำงานจากที่ไหนก็ได้ โดยที่ยังมีความรู้สึกใกล้ชิดกัน หัวใจหลักของการทำงานรูปแบบนี้คือองค์กรต้องมีการสนับสนุนการนำเอาเทคโนโลยีที่เหมาะสมมาใช้ในการดำเนินงาน ช่วยสร้างปฏิสัมพันธ์แบบออนไลน์แทนการสื่อสารแบบ Face-to-Face เช่น เครื่องมือการประชุมทางไกล การสัมภาษณ์งาน เครื่องมือการทำงานร่วมกันในรูปแบบดิจิทัล มีความพร้อมในการจัดการพนักงานที่อยู่ต่างสถานที่กันให้สามารถเชื่อมต่อกันได้อย่างง่ายดายและสะดวก เพื่อขับเคลื่อนการทำงานของพนักงานให้มีประสิทธิภาพ 

เพิ่มความพึงพอใจในการบริการ 

ลูกค้าสามารถติดต่อขอข้อมูลและเข้ารับบริการขององค์กรธุรกิจได้ตลอดเวลา และสะดวกรวดเร็ว ไม่ว่าจะอยู่ไหน 

ลดค่าใช้จ่ายเพิ่มกำไร

การทำงานรูปแบบ Digital Workplace ช่วยลดค่าใช้จ่าย ลดต้นทุนการใช้ทรัพยากรต่างๆ เมื่อต้นทุนลดลง และผลผลิตเพิ่มมากขึ้น จึงส่งผลทำให้ธุรกิจมีกำไรมากขึ้นด้วย

ดึงดูดคนเก่งมาร่วมงาน 

องค์กรที่มีภาพลักษณ์ที่ดี มีความทันสมัย มีความยืดหยุ่นในการทำงาน จะดึงดูดคนเก่งๆ โดยเฉพาะคนรุ่นใหม่ ให้อยากเข้ามาร่วมงานด้วย 

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน 

การนำเอาเทคโนโลยีและเครื่องมือดิจิทัลมาใช้ในการทำงาน จะช่วยทำให้พนักงานสามารถปฏิบัติงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ช่วยจัดการงานที่มีความยุ่งยากซับซ้อนให้ง่ายขึ้น โอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดน้อยลง สามารถทำงานได้รวดเร็วมากยิ่ง ทำให้ได้ผลผลิตที่มากขึ้นด้วย

สร้างความพึงพอใจในพนักงาน 

การนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในองค์กร ช่วยให้พนักงานสามารถจัดการเวลาทำงานและชีวิตส่วนตัวได้มากขึ้น มีคุณภาพชีวิตดีขึ้น ลดความตึงเครียดทั้งร่างกายและจิตใจ มีเวลาส่วนตัวเพิ่มขึ้น โดยที่ประสิทธิภาพการทำงานไม่ลดลง จึงช่วยเพิ่มความพึงพอใจในการทำงาน ลดอัตราการเปลี่ยนงาน ย้ายงานของพนักงาน

การติดต่อประสานงานทำได้ง่าย

เทคโนโลยีช่วยให้การประสานงานภายในองค์กรเป็นไปได้อย่างรวดเร็วและคล่องตัวมากยิ่งขึ้น ช่วยเพิ่มปฏิสัมพันธ์ในการทำงาน เสริมสร้างการทำงานเป็นทีม สามารถส่งข้อมูล อนุมัติเรื่องต่างๆ จองห้องประชุม นัดประชุมข้ามแผนก ผ่านระบบออนไลน์ได้อย่างรวดเร็ว โดยไม่ต้องเสียเวลาในการเดินเอกสารเหมือนเดิม

เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม

การทำงานโดยใช้เทคโนโลยีและสื่อดิจิทัล ส่งผลดีทางด้านการอนุรักษ์ทรัพยากรธรรมชาติ เมื่อการรับส่งเอกสาร ข้อมูลต่างๆ เกิดขึ้นทางออนไลน์ จึงช่วยลดการใช้กระดาษ วัสดุสิ้นเปลืองต่างๆลง ลดขยะที่เกิดขึ้นจากการทำงาน องค์กรที่นำเอาเทคโนโลยีมาใช้เป็น smart office เช่น การตั้งเวลาเปิด-ปิด ระบบไฟฟ้าและระบบปรับอากาศ มีการปรับอุณหภูมิให้คงที่อยู่เสมอ ยังช่วยในการประหยัดพลังงานได้ด้วย

พร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลง 

องค์กรที่มีการนำเอาเทคโนโลยีต่างๆ มาอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงานให้กับพนักงาน ทำให้พนักงานเกิดความคุ้นเคย และมีทักษะในการใช้งานทางด้านเทคโนโลยีและสื่อดิจิทัล เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงพัฒนาของเทคโนโลยี เกิดนวัตกรรมใหม่ๆ พนักงานสามารถปรับตัวเข้ากับเทคโนโลยีใหม่ได้อย่างง่ายดาย และมีความพร้อมรับมือกับการเปลี่ยนแปลงในยุคดิจิทัลได้

ส่งเสริมการนำเสนอและการสร้างนวัตกรรมใหม่ 

ระบบ Digital workplace ช่วยสนับสนุนการนำเสนอและการสร้างนวัตกรรมใหม่ พนักงานสามารถแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและไอเดียกันได้อย่างสะดวก ซึ่งสามารถช่วยสร้างสรรค์และพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการใหม่โดยใช้เทคโนโลยีและเครื่องมือดิจิทัล มีการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพ

เปลี่ยนองค์กรให้เป็น Digital Workplace ยังไง

แน่นอนว่าการเปลี่ยนวิถีการทำงานจากที่เคยชินและปฏิบัติกันมาช้านานอาจจะไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับหลายๆ องค์กร การเปลี่ยนแปลงองค์กรสู่รูปแบบการของใช้เทคโนโลยี (Digital Transformation) จึงถือเป็นความท้าทายของทุกองค์กร หากต้องการเปลี่ยนองค์กรให้เป็น Digital Workplace ที่ประสบความสำเร็จ มีแนวทางดังนี้

1. ต้องมีการกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน มีการระดมความคิดว่าต้องการให้องค์กรมีการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานไปในทิศทางใด ฝ่ายงานใดมีความจำเป็นต้องประยุกต์ใช้เครื่องมือดิจิทัลใหม่ ๆ อะไรบ้าง โดยอาจจะวิเคราะห์จากปัญหาที่องค์กรกำลังเผชิญ หรือข้อเสนอแนะจากผู้ใช้บริการ (Pain Point Analysis) นอกจากนั้นต้องมีการกำหนดตัวชี้วัดที่ชัดเจนว่าเมื่อทำแล้วคุ้มค่าต่อการลงทุนหรือไม่ ช่วยลดความยุ่งยากและเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานได้ตามเป้าหมายที่วางไว้มากน้อยเพียงใด

2. เลือกเทคโนโลยีและเครื่องมือดิจิทัลที่มีความเหมาะสม เครื่องมือดิจิทัลสำหรับองค์กรมีหลากหลายรูปแบบให้เลือกใช้  ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรม CRM, ระบบจัดการเอกสารองค์กร, การใช้ AI (Artificial Intelligence), Microsoft team, การใช้ Big Data, การใช้งาน  Google Work Space ที่มีเครื่องมืออำนวยความสะดวกมากมาย ได้แก่ Google Meet, Google Docs, Google Drive, Google Cloud เป็นต้น ดังนั้น องค์กรต้องเลือกเครื่องมือและเทคโนโลยีที่เหมาะสมกับการดำเนินธุรกิจขององค์กร นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและแก้ไขปัญหาขององค์กรได้อย่างตรงจุด ยังทำให้การลงทุนทางด้านเทคโนโลยีไม่สูญเปล่าอีกด้วย

3. หนึ่งในปัจจัยที่สำคัญในการทำงานรูปแบบ Digital Workplace คือ การพัฒนาทักษะใหม่ นอกจากการเลือกใช้เครื่องมือดิจิทัลที่เหมาะสมแล้ว การให้ความรู้ สร้างความเข้าใจ พัฒนาทักษะ ให้แก่พนักงานภายในองค์กรเกี่ยวกับวิธีการใช้งานเครื่องมือหรือเทคโนโลยีใหม่ ๆ ถือเป็นเรื่องที่สำคัญมาก หากนำเอาเทคโนโลยีเข้ามาใช้งานแล้วพนักงานไม่สามารถใช้งานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ อาจไม่ก่อให้เกิดประโยชน์ตามเป้าหมายที่วางไว้ การพัฒนา เสริมสร้างความรู้ ให้พนักงาน จะช่วยให้พนักงานสามารถใช้งานเครื่องมือต่างๆ ได้อย่างคล่องแคล่ว ดึงเอาประโยชน์ของเครื่องมือดิจิทัลมาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติงานของตน และช่วยแก้ไขปัญหาต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

4. ปรับเปลี่ยนการทำงาน และการเก็บข้อมูลเอกสารให้ง่ายขึ้น สนับสนุนการทำงานรูปแบบ Digital Workplace ด้วยการสร้างระบบจัดการเอกสารขององค์กรและพื้นที่เก็บข้อมูลบน Cloud อาจอยู่ในรูปแบบของ Public Cloud หรือ Private Cloud หรือการเช่าบริการ Cloud Server สามารถทำงานบนเครือข่าย สร้าง ปรับเปลี่ยน หรือแก้ไขข้อมูลบน Cloud ได้ตลอดเวลา ควบคุมการเข้าถึงเอกสารได้ สามารถสืบค้นเอกสารง่ายตาม Key word ของชื่อไฟล์ และสามารถเรียกใช้ เอกสารแบบ Real-Time พร้อมทั้งสามารถรับส่งไฟล์งาน เข้าถึงเอกสารและข้อมูล ต่าง ๆ ได้สะดวกรวดเร็ว นอกจากนั้นยังสามารถตั้งกลุ่มและส่งข้อความแชท มอบหมายและติดตามความคืบหน้าของงานได้ทุกที่ทุกเวลา

ตัวอย่างการทำงานแบบ Digital Workplace

ยกตัวอย่างองค์กรที่นำเอารูปแบบการทำงานแบบ Digital Workplace 

ธนาคารแห่งประเทศไทย 

• ใช้ Microsoft Team ที่ผูกกับอีเมลของ ธปท. เป็นช่องทางหลักในการส่งงานและติดต่อสื่อสาร พนักงานต้อง Log-in ตลอดช่วงเวลาทำงาน พร้อมทั้งแสดงสถานะการทำงาน

• การประชุมหารือภายใน แบบออนไลน์ รวมทั้งการส่งมอบงาน จะนำส่งผ่านระบบของ Microsoft Team 
• หน่วยงานกลางมีระบบ File Serve ซึ่งเป็นระบบ Cloud สำหรับจัดเก็บ ข้อมูล โดยต้องมีการจัดลำดับการให้สิทธิ์เข้าถึงข้อมูล 
• นำเอา Application Workspace ONE Boxer ของบริษัท VMware ซึ่งเป็น Mobile Application มาใช้ในการจัดการอีเมล ปฏิทิน และรายชื่อผู้ติดต่อ

บริษัท Dell 

• Dell มีระบบ Work From Home ตั้งแต่ปี ค.ศ. 2009 และพัฒนา โปรแกรม Connected Workplace เพื่อให้พนักงานทำงานผ่านระบบ ดังกล่าว ซึ่งช่วยให้สามารถ Work from Home ได้อย่างสะดวกและมี ประสิทธิภาพเสมือนทำงานที่ Office

การนิคมอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทย

•  จัดทำ IEAT Touch Application สำหรับให้คำปรึกษาและติดต่อ ประสานงานกับนักลงทุน
• จัดทำ Line Official เพื่อเพิ่มช่องทางการติดต่อสื่อสาร สำหรับกลุ่มกองอนุญาตผู้ประกอบกิจการ กองอนุญาตก่อสร้าง และกองสิทธิประโยชน์
•  – มีระบบ e-PP (e-Permission Privilege) ระบบอนุมัติ อนุญาตทาง อิเล็กทรอนิกส์ให้บริการนักลงทุน

หากต้องการเพิ่มพูนทักษะทางด้านเทคโนโลยีให้แก่พนักงานในองค์กร กำลังมองหาสถาบันฝึกอบรมที่มีความเชี่ยวชาญเรื่องเกี่ยวกับเทคโนโลยีและดิจิทัล เข้ามาปรึกษาที่ Solutions Impact ก่อนได้ เรามีทีมวิทยากรที่สามารถออกแบบและพัฒนาหลักสูตรให้เหมาะสมกับแต่ละธุรกิจได้อย่างเหมาะสมและตรงกับความต้องการ ด้วยเนื้อหาสาระที่อัดแน่นไปด้วยคุณภาพ อัพเดทให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ ไม่ล้าสมัย เน้นการนำไปใช้ประโยชน์ในการทำงานรวมทั้งนำไปใช้ในชีวิตประจำวันได้จริง โดยใช้เทคนิคการอบรมแบบ  Hyper Active Learning มุ่งเน้นการปฏิบัติ กระตุ้นให้ผู้เรียนเกิดการเรียนรู้ การมีส่วนร่วม 

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Digital Workplace